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节约成本　出版部管理的大课题

杜一娜　左志红

2006-04-24 15:12:52 来源：《中国新闻出版报》2006年4月20日第5版

　许多出版社在介绍关于出版部职能时，大都会有如此表述：出版部是图书生产制作的协调部门，是图书从编辑加工到发行的中间环节。出版部肩负着保质、保量、保时完成出版计划的艰巨任务。其职责是：加强成本核算，在保证质量的前提下，努力降低成本，合理、恰当地确定图书定价，构建本社图书版式和图书印制的风格，最终形成出版社品牌。
　出版部的作用有多重要?在目前出版改革的大浪中，许多出版社的内部人员似乎认为出版部没什么作用，部分出版社也认为可以取消出版部，但用作家出版社副社长扈文建的话说：“出版部不是出版社一个可有可无的部门，它像文章的段落一样转承启合，像连接上下文似的连接着图书出版的上游和中游。”管理优秀的出版部能降低图书成本，最终受惠于读者。
　当出版社在追求并维护自己品牌时，当出版社为少投入、多产出做努力时，出版部的工作是出版社链条中的一个非常值得关注的环节，如果出版部工作能够做到职业化，出版社将节省很多物力、财力和人力，因为“节流”也是一种创收。通过来访几家有特色的出版社出版部的管理经验，记者从中发现，管理得当是他们的共同特点。但是，根据自身的不同需求，而采取不同的措施也是他们能够领先的重要因素。

　纸张管理　殊途同归
　管理不严就如细水长流般在不经意间丢失很多，对纸张的管理占据出版部工作的60％。而选择怎样的纸厂、纸张如何调度是一项细致入微的工作。总体来说，大多出版社都会选择大品牌和企业实力强的纸厂，不过，每家出版社出版部却有自己不同的做法。

　传统招标式
　化学工业出版社大概在1998年就成立了纸张管理小组，由副社长兼总会计师任组长，印务部和编辑部的代表为成员。此后每年年底都进行纸张采购招标，制定新一年的用纸计划，之后按每2个月的出书计划分批落实纸张的使用。化工社在招标时按国资委的《比价采购法》（后改为《招标采购法》）来实行，没有存放纸张的库房，纸张都放在印刷厂。日常管理由两名员工负责库管，即负责管理存放在印刷厂的纸张。印务部和出版社会定期清查核实纸张的存储和使用。

　“背靠背”式
　北京师范大学出版社因为对纸张的使用量不够大，对造纸厂没有吸引力，所以没有采取普遍的招标制，反而在选用造纸厂时采取“背靠背”的方式，即与各厂分别议价，在考察纸张的品质、纸厂的生产能力和生产质量标准后，议定最优惠的价格，这样分别摸底，最后选择质优价低的纸厂。
　北师大社有自己的纸库，选择纸库时有三个标准：一是大的库容量，二是具有配送能力，三是有铁路专运线，这样就减少了纸张调拨中的中间转运环节，降低了成本。另外，北师大在社会信誉良好的印制企业中存放一些纸张，而对于信誉非良好的印制企业则采取随生产任务单下达调拨单的方法。采取这种方法存储纸张，一方面可以降低成本，另一方面可以防止印制企业占用出版社的生产资金。

　“规模实力+市场实力”式
　作家出版社是在多年的合作伙伴中采取优胜劣汰的方式固定下几家纸厂，每年定期抽查两次。副社长扈文建认为，招标方式购买纸张不是最佳的方式，如果价格通过招标压得太低，将会出现不稳定情况，保证不了质量。
　具体说来，选用纸厂有两个原则：一是要“优”，纸厂必须具备相当的规模，本身实力很强，如山东华泰集团，它是山东省第一造纸厂，设备先进、产量大、价格低；二是要“稳”，采购纸张时不仅只看价格，还要看其市场的实力，即纸张的稳定性，这取决于纸厂的内部管理是否严格、技术是否过关；同时，他们还在山东以外选择了一家纸厂，是为了制衡造纸企业，让其互相形成竞争，有利于纸张的优质，同时，也会选择有专长的造纸企业，形成用纸的互补。
　为了节省成本，他们没有自己的纸张库房，而是直接运送到印刷厂，纸张的选择也是被承印厂认可的。

　“分析比对”式
　接力出版社对纸张采取招标制，但做法与规模大的教材出版社不同，他们会将各家纸厂的各种纸张报价和纸张规格做统一的分析比对，对送来的纸样根据图书读者群不同做筛选，同时也拿给编辑部门的编辑们挑选，共同选出符合需求的性价比高的纸厂。目前，他们选择的封面用纸是京东、紫兴，内文采用山东晨鸣、华泰、太阳和江苏新大生产的纸张。选用山东纸厂的纸张较多，但不担心会形成垄断，因为他们内部就存在竞争，而南方纸厂虽然纸张也有优质的，但考虑到运费而增加图书成本，就会较少选择。

　精心选厂　优势互补
　图书内文的好坏，读者有时通过第一印象而决定，所以印刷精良的图书会给原本就出色的内容加分，对印刷企业的选择和管理成为出版部非常重要的工作，许多出版部工作人员几乎是每天都在印刷厂中度过。各厂都有自己的选厂秘籍和管理宝典。

　高于国家标准
　北师大社出版部在选择印装厂时，首先要考察对方的生产能力、设备情况、社会信誉度，然后再从时间、价格和质量等方面进行考察。出版部会将相关情况上报给社里的运营领导小组，确定印装厂是否被选用。
　保证出书时间是北师大社选用印厂的一个标准。北师大社以出版中小学教材为主，教材一般都要求“课前到书”，有的甚至要求“假前到书”，所以该社在选择印装厂时为保证出书时间，减少中间环节，就以选择大型的、印装一体的厂家为主。蒋列平说，北师大社以选用民营印装厂为主，一般不选用国营的印装厂，因为多数国营印装厂经营观念陈旧，时间观念和服务意识也不够，很难保证出书时间。
　另外，质优价廉也是北师大社选用印装厂的一个标准。北师大社没有按国家制定的印刷工价来操作，而是根据市场规律，一家家谈工价，最终确定的工价会低于国家制定的工价标准，同时印装厂又能接受。2005年，北师大社制定了《北京师范大学出版社图书印制质量标准》，这个标准的各项质量指标要高于国家的图书印制质量标准。北师大社要求印装厂按这个标准来生产。

　动态管理
　化工社印务部对图书的印制采取动态管理。出版社每出版一本书，印务部质量管理小组都进行初检。出版社的质量管理部则每月对当月出版的图书进行批检。质检严格按照新闻出版总署颁发的《图书质量管理规定》，逐项细致检查，评为优、合格和不合格。社里每年召开一次质量管理大会，按综合指标得分对印装厂排名。综合指标分为质量、周期、服务、价格四部分，综合指标不达标的印装厂将被淘汰。

　各取优势
　作家出版社出版部希望选择像雅昌这样质量优秀、管理一流的印刷企业，但是在考虑到读者的承受能力，他们不会将全部图书放在雅昌印刷。民营印刷企业有价格优势，国营印刷企业有规模优势，合资或外资企业有管理和质量优势，所以，作家出版社出版部在选择印刷厂时会结合三者特点而选择。目前他们把印刷基础放在北京印刷三厂、北京新华印刷厂、中青壮印刷厂、科学印刷厂等国营印刷厂上，装订选择民营企业，而一些高档豪华图书选择如雅昌、华联等企业。
　接力出版社出版部通过对过去长期合作的印刷企业的了解和认同，选择能够让出版社满意的、工价合理、保证质量、保证工期的印刷企业，并作为定点印刷厂长期合作。每年都会对定点印刷企业做一次评比，优胜劣汰。目前，与接力出版社合作的印刷企业有9家，山东新华印刷厂德州厂、北京华联、北京国彩等都是被接力出版社认可的企业。

　监督有方防患未然
　出版部经常与纸张供应商以及印刷企业接触，久而久之，会滋生出版系统的“腐败”现象，所以，加强对出版部工作的指导和监管以及出版部内部自律是目前各大出版社在改革时特别关注并重点管理的地方。

　依靠职业化
　作家出版社出版部的工作人员在图书印刷时会定期巡厂。由他们负责印刷的图书，会由图书的责任编辑、出版社里的第三物流中心验收。其中，在对纸张采购的价格和印刷工价方面，由中国出版集团印务公司根据市场了解的情况进行监督，执行市场化价格；出版社内部的财务部门，也会对出版部进行成本核算。但是，扈文建认为，对出版部的管理根本上要靠职业化。目前，作家出版社出版部是将职能肢解开工作，分为彩印、装订、普通印刷等，各自承担一部分，但是这样分工还不够，应当与编辑部门的改革一样，要更加社会化，如何充分利用好社会化资源更加重要。

　科学考核　透明公开
　接力出版社对出版部采用一套科学的依据来考核工作，并有一套奖励机制激励出版部的工作，而出版部内部也有岗位责任制，每一种书都会派出责任监印，尤其是新书印刷时，图书的美术编辑、责任编辑以及出版部的责任监印都会全部下厂，现场办公，保证图书印刷的品质和时间。而对加急的图书、提前入库的图书以及重印的图书，对出版部的工作人员，都有着不同的要求和考核办法。
　在印刷工价和纸张价格上，为了保证公正、透明，当纸张正式采购后，出版部需要将采购项目等各项内容在全社公布，同时也会报给图书编辑，让他们对成本有更清晰的了解。出版社成立了一个询价和监督小组，对不同品牌、不同规格的纸张以及各印刷厂的工价等请财务来核算，防止与市场产生离谱的差价。

　各司其职　规避不良
　北师大出版社出版部有10名员工。10个人中，5人是本科以上学历，2个是大专学历，3个是高中学历。每个人都有具体的分工，有5个印制人员，1个图书排录员，2个财务人员，1个材料采购员，1个数据分析员。出版部也有一定的监管机制，印制人员负责开具施工单，财务人员负责校定工价，避免工作人员和印厂产生不良行为。

　良好沟通　降低成本
　出版部还有一项工作就是与出版社编辑部门的及时沟通。将市场的反馈信息反映给编辑，将美术编辑和责任编辑的理解和构想准确传遵给印刷厂并以实物作品实现，其间的工作是繁琐面而有耐心的。与编辑都的良好沟通，能够给出版社减少不必要的损失，也能为出版社节约更多管理成本。

　敢于说“不”
　扈文建不同意原有出版部门就是一个服务部门这样的看法，他认为，编辑对图书的成本并不清晰，而出版部的工作人员应当根据自己掌握的市场信息对编辑们敢说“不行”，规范每本图书编辑的成本，使图书完全走向市场化；同时，出版部的工作人员还要会说怎样才“行”，通过自己的专业和市场信息为图书出版创造利润，所以出版部不是出版社一个可有可无的部门，它像文章的段落一样启承转合、像连接上下文似的连接着图书出版的上游和中游。目前，作家出版社的出版部有4人，出版部主任是北京大学中文系毕业，让如此学历背景的人做主任，其实是出版社对出版部的重视，而作家出版社的出版部工作也一直处在改革修正中。

　提出合理化意见
　接力出版社出版部主任谢志磊介绍，他们部门的同事会根据自己了解的情况，对图书的印张、开本等，给编辑部门提出合理化建议，如认为胶版纸可以印刷的图书就不要采用铜版纸印刷、国产纸可以代替进口纸的图书就要选择国产纸，纸张规格适合怎样的开本就不能无视成本而选择异型，这样可以与编辑部门共同来控制图书的出版成本。
　值得注意的是，很多出版部其实总把自己作为一个服务部门，其实认识有偏差，因为目前出版社的工作仍处于初级阶段，还没有完全利用好社会化资源。作家出版社副社长扈文建说，其实出版部“离职业化仍很遥远”。他打了一个比喻，如果现行的图书加工企业都是公交车的话，那么出版部就是一个调度，它自身不能产生利润，也不能解决工艺问题，所以对于出版部来说，管理非常重要，而目前国内出版部的作用还没有最大化突现出来。

来源：《中国新闻出版报》2006年4月20日第5版

本版责编：江蕾

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