关于实现网络化办公的问题和体会 - 《大学出版》杂志

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关于实现网络化办公的问题和体会

陈华

2006-05-29 09:17:30 来源：《大学出版》2003年第4期

　一、办公自动化发展过程中存在的问题
　随着信息时代的迅猛发展，数字化、网络化不断普及，网络自动化办公已迫在眉睫。它是出版社现代化的主要标志，也是出版社在市场竞争中充满生机和活力的重要保证。
　我国办公自动化建设取得了很大的成绩，同时也暴露了很多问题，如投资大、效果不明显、水平低、重复建设多、硬件投入多、软件投入少、模拟手工作业增加管理负担等。产生这些问题的主要原因有三条：
　首先对办公自动化的本质作用理解不深，通常只是把办公自动化理解为办公过程中的先进技术和设备的使用，使用目的是为提高效率。实际上，通过实现办公自动化，提高管理机构的决策效能更为重要。其次是忽视了办公自动化发展的基础，通常只是认为只要有了先进的技术和设备，就可以实现办公自动化。其实，办公自动化发展必需依赖两个基础，一个是管理基础，另二个是信息积累基础，如果脱离了这两个基础，办公自动化就会变成空中楼阁。
　第三，技术条件的制约也会使得办公自动化建设难以达到预期的目的，如早期的网络技术在信息共享和沟通方面的支持就显得明显不足。
　二、网络化办公的作用及意义
　在新的时期，基于多年办公自动化建设经验和互连网技术的发展，我们对办公自动化的认识也越来越清楚。从网络的性质来看，办公自动化应定位于内部局域网，但不仅限于此，还可利用互联网的强大功能，起到互动作用。从办公性质来看，办公自动化应定位于数字化办公；从信息化建设的角度来看，办公自动化应是信息化建设的基础。
　办公自动化建设的本质是以提高决策效能为目的的。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后达到提高决策效能的目的。
　办公自动化的基础是对管理的理解和对信息的积累。技术只是办公自动化的手段。只有对管理及管理业务有着深刻的理解，才会使办公自动化有用武之地；只有将办公过程中生成的信息进行有序化积累、沉淀，办公自动化才能发挥作用。
　办公自动化的灵魂是软件，硬件只是实现办公自动化的基本保障。数字化办公的两个明显特征是授权和开放，通过授权确保信息的安全和分层使用，使得数字化办公系统有可以启用的前提；通过开放，使得信息共享成为现实。
　三、我社网络办公的几点经验和体会
　我社运用网络办公系统至今已有五年多，从开始的初步试运行到完全正常运转，这期间我们经历了两社的合并，两套数据库的整体组合，并根据自身的特点不断调整、改进，逐步趋于完善，尝到了甜头。不但改善了工作条件，开源节流，大大提高了工作效率，而且，网络化办公，信息共享为我社的各项决策起了很重要的作用。
　1．共享业务平台，实行协同化办公
　我社采用的是圣波出版管理系统，由局域网连接各个部门及个人终端，通过授予每人不同的权限，申报选题、审稿、发稿、印制、成书、入库、售书、结算、开稿酬等等，整个出版流程一律在电脑里制作。各种单据的填写再也不用大量的纸张，而是充分利用信息共享平台，任意调出所需数据，免去了重复劳动。同时网上流水作业，使各部门的协作变得准确而快捷，并且减少了差错，大大提高了工作质量，也不用楼上楼下各部门地跑路了。
　2．充分利用网络资源，提高工作效率
　通过日常工作的逐条录入，形成了大量的数据信息。这些信息通过资源共享起到检索查询作用。社领导通过查询可以及时掌握各种数据，以便决策，比如了解各部门的工作情况、财务的收支情况、选题和书号使用情况、图书的获奖和重印情况、销售和库存情况等等。编辑随时可以查阅三审意见、稿酬及审校费的支出情况，以及图书的销售及库存情况、图书制作进度等情况。总之，无论以时间段还是相关字词索引，各部门都可以随时在电脑里查询和汇总统计相关的各类数据。
　3．充分利用局域网的管理功能
　通过局域网虽然可以连接各个终端，但要有严格的管理制度，每个终端有自己的登陆密码，每个不同的部门和个人有不同的使用权限，这样保证了信息的安全和用户个人的秘密。在局域网内部设有个人信箱，每个人都可以互通信件，主界面上还有公告栏，社内的各种通知，通过局域网可直接发到个人，也可以贴在公告栏上。最大限度地利用局域网的服务功能，进行网络打印，建立公用目录文件夹，传递文字及图片资料等等，方便工作，节约开支。
　另外，我们还建立了本社网站，与读者建立了密切的联系，充分利用留言板、读者信箱传递信息，不断改进和完善我社的建设。
　通过几年来的实践，我们感到实现网络办公的关键有几点：第一，领导重视，更新观念。我社就是在社领导的直接参与和支持下，使无纸化办公得以实现。观念的更新又是出版社得以发展的关键。第二，实现网络化办公必须要有一支高素质的队伍。人手一台电脑，并不能说明实现了网络化办公，出版流程犹如流水作业，每一个环节都不能延误工作。我社为了提高出版社的整体素质，不定期地对各部门的人员进行培训和考核。不会使用电脑者不能上岗。第三，服务器是局域网的中心枢纽，必须有专人负责管理和维护。我社总编室设有专门负责管理服务器和全社电脑维修的网管员，保证了全社网络办公的顺利进行。

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［作者工作单位：中国人民公安大学出版社］

来源：《大学出版》2003年第4期

本版责编：金洋

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