大学社信息化管理瓶颈待破 - 经营管理

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大学社信息化管理瓶颈待破

记者：文冀

2009-03-03 16:35:27 来源：《中国图书商报》2008年2月24日

　管理系统多种选择并存
　信息化管理涉及两个重要因素：一个是系统，一个是人。先说系统，它为无纸化、一体化、高效率乃至远程办公提供了基础平台，但这个平台目前也面临着多种选择。
　商业化软件VS自开发软件 在信息化管理建设中，选择何种信息化管理系统在一定程度上属于开局之棋。目前，与专业公司合作、购入商业化软件，是很多大学社较为普遍的选择，云因公司、平章科技、北京方正等表现相对活跃，而像SAP这样需要很大投入、所谓全球第一大企业管理软件与解决方案供应商也与部分大学社达成了合作协议，外研社就采用了该系统。
　华中科技大学社信息化管理中心负责人熊元勇表示，出版社购入系统的投入基本适中，而金蝶、特别是SAP等技术实力虽然很强，但成本太高，所以一般不会进入中小型大学社的选择视野。而经过多个用户检验、后期个性开发伸缩性较强、能够保证数据安全、人性化等因素是出版社的选择标准。此外，华东师大社社长助理王健、北大社总编室主任刘乐坚、西南师大社数字网络中心副主任李俊也都着重强调了信息化管理系统的个性化问题。一些出版社在购入系统软件之后需要根据自身具体情况做很大改动，而一些规模不大的系统供应商往往不能提供完备的后续服务，导致双方磨合不利，使局部系统不能正常使用或者整体运转效率不高。据平章科技公司副总经理韩冬妮介绍，该公司这样处理客户的个性化需求：首先在《中华出版人4．0》系统底层设计有技术框架，所有核心逻辑都在框架层实现，客户需要可很方便地通过二次开发实现。其次，《中华出版人4．0》有灵活的运行设置参数设置功能，对不同出版社的业务流程及其变化情况，可选择不同设置参数，配置个性化管理模式，这也可避免二次开发所带来的风险。
　商业化软件在业者眼中或多或少都存在个性化不足的缺点，在这种情况下，一些出版社也自行摸索开发了相应软件，而绝大多数最终又都转向了商业软件。但是，厦大社在这方面却取得了突破性进展。据该社总编室主任施高翔介绍，他们从1996年起组织自有技术力量，采用当时流行的Foxbase开发出单机版的选题和发行管理系统。之后，出版社对其进行3次平台升级和社内业务的整合，于2007年开发成功基于B／s机构的南强出版管理系统，该系统涵盖出版社除财务核算外的所有业务流程，具有系统维护简单，扩展性强，客户端不需要单独安装系统操作软件等优点。据了解，南强系统不仅是厦大社的管理工具，而且也已成为该社的新经济增长点，包括大学社在内的不少出版社都购买了这一系统。王健表示，相较而言，业内开发的管理系统应该会在一定程度上具有优势，可能从某些方面来说会更适合出版业本身的需求和特点。但也有业者指出，出版社自身开发软件不仅面临着人力、资金、技术等各方面的风险，所以出版社是否选择自主开发还需审慎。
　全平台VS局部系统 “华中科技大学社最开始自行开发了管理软件，但是在使用中出现了很多问题，于是在2002年引进了发行和财务两个环节的管理软件，2003年又陆续购入编务和印务的管理系统，后又于2006年对整套管理系统进行升级，实现了全流程信息化管理。”这是熊元勇对该社信息化管理系统逐步完善过程的描述，而这个现象在各出版社比较普遍。
　据了解，很多大学社目前还停留在局部信息化管理阶段，例如局部业务使用管理系统，或者各流程虽都有管理系统但没有形成全平台，或者引进全平台管理系统但有些部门因为诸多原因没有使用。从整体来看，大学社的财务和发行均较早实现了信息化管理，目前一些出版社则正在考虑把编务、印务加进去。其实，这种方式还是停留在“局部化信息系统”阶段，与全平台设计的完整出版ERP存在很大区别。真正全平台设计的完整出版ERP在应用上“编印发、人财物”是一个集成整体，底层数据库也是整体设计，整个系统数据存储字段是唯一设计，不会存在同一字段在编辑、印务、发行、财务、物流有不同的存储。韩冬妮表示，大学社属于信息化管理起步比较早的一个群体，但是也正因为起步早，所以大部分都采用了局部的模块化系统，因此也就容易导致“重复录入”、“信息孤岛”、“账实不符”、“账账不符”等一系列问题，而其中“账实不符”、“账账不符”的问题最为严重，甚至存在错误的账务处理逻辑。但是，由于局部系统在一定程度上还可以满足目前的工作需求，出版社往往还是出于成本考虑维持现状，并不急于上全套的ERP系统。李俊表示，出版社一般不会为了追求技术层面的面子工程来提升信息化管理，在现有系统无法满足业务发展的情况下，出版社就会考虑升级系统。刘乐坚表示，出版社信息化管理建设需要一步一步来，慢慢寻求好的解决方案，并在这个基础上考虑投入多少的问题。
　业内人士也分析，局部信息化建设虽然在一时不用投入太多资金和精力，但是以后更换ERP系统会造成重复投资，而直接引进完整的出版ERP系统则短期内不用更换系统，但是需要拿出更多的资金和时间，必要的情况下还要引入咨询公司。

　一把手工程还需全社力量配合
　“在信息化管理的整体推进中，上系统仅仅执行了一小部分工作，如果出版社的管理力度或者执行能力不强，信息化管理的推进也无从谈起。”陈友说，他强调的正是技术之外的人的问题。
　在采访中，有四五位采访者都把“一定要把信息化管理作为一把手工程来抓”作为谈话重点。施高翔表示，厦大社从管理软件的开发到执行，领导的决心起了至关重要的作用。社领导在管理上要敢于放手，放心地让系统来代自己进行日常管理。陈友表示，信息化管理建设在某种程度上是高投入的工作，从这一点来看就需要成为一把手工程。在管理层重视的情况下，各部门的配合力度也会加强。此外，信息化建设只有开始，没有结束，因此出版社必须持续推进，比如每个阶段投入一定资金，选择需要加强管理的业务点以项目方式实施信息化管理。　
　谈到如何调动员工的积极性问题，受访者一致指出，一定要端正心态——其实系统并不难操作。但是大家也表示，虽然大学社整个队伍相对比较年轻，但是还是有一部分年龄大的人一时无法适应这种管理模式。而据刘乐坚介绍，信息化管理系统的使用可能增添了一些工作。比如原来选题申报只是口头说说，但是现在要填很多数据，所以需要员工的大力配合。一些出版社为了催促编辑使用系统就规定如果相关资料没有进入系统，那么各种相关工作都要停顿，也有一些出版社还计划针对信息化管理系统的使用进行培训、制定相关规章制度乃至纳入考核体系。
　业者认为，大学社在信息化管理建设上整体推进速度一般，没有在试水数字出版上表现得那么突出。王健认为，出版社整个数字化建设其实既包括管理的数字化，也包括内容的数字化，所以只有两手抓才能赢得强势的市场竞争力。信息化建设是为了数字出版做铺垫，没有整个出版社的信息化建设，就不会有传统出版社的数字出版顺利转型，二者不能割裂。

来源：《中国图书商报》2008年2月24日

本版责编：江蕾

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