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出版社视频会议成新宠

记者：孙珏

2010-08-27 14:57:57 来源：《中国图书商报》2010年8月24日

　视频会议向来是大企业外联或外企与分支机构之间沟通的常用装备，而今成了出版社的新宠。8月1日，海豚传媒股份有限公司耗资50万元的视频系统正式上线。8月3日，公司召开了各子（分）公司的视频会议。全体参加，大家发言踊跃。

　近年，异地设分支机构的出版社总能触发一些兴奋点，先有强大的出版商或者集团纷纷圈地占位，后有运营模式的创新机变，而这一次出尽风头的是视频会议。
　在百度输入“视频会议”几个字，大约有18400000个相关条目出现，做视频会议系统大大小小的公司不下500家，可见国内外不少企业对于视频会议的运用已经相当熟悉，而出版行业对这个系统的运用源于其分支机构在各地不断扩张，管理和沟通上的无缝接合成为迫在眉睫的事情。
　确切地说，音频会议是先于视频系统进入实质性使用阶段的。电脑报经营有限责任公司发行部副主任唐志强在接受采访时说，电话会议他们很早就有，由于公司广告部在各地的办事处多，每周五都有例会需要互相沟通案例。
　电话会议是音频会议的一种，与普通电话不同的是，它需要有配套的拨接器。仪器放在会议室的桌台上，输入特定号码后，大家围坐在一起就可以听、说。拨进来的其他会议室，也就是异地会议室的人员同样以此方式参与进来。唐志强对电话会议直观的感觉是，“有点像效果非常好的免提”。但音频会议也有缺点，比如，哪个会议室的人拨进来，没有明确的提示，主持人要一个一个地问：“北京的在线吗，广州的在线吗之类，有时候比较折腾”。
　事实上，音频会议的程序与正常会议无异，在会议主持的指挥下，基本不会出现开会期间争论不休或冷场的局面。与传统点对点的2方电话业务相比，特殊的电话会议则可以满足3方以上同时通话。但因受资费限制(市场上基本的价格：国内0.5～0.8元每方每分钟；国际：不同的国家有不同的资费。也有包月付费形式)音频设备在出版社的使用概率并不高。
　更有意思的是，像广西出版集团的好几家成员单位都有驻省外机构，各社的联络方式颇为不同。接力出版社也开“音频会议”，但所谓“音频”也就是普通电话免提加扩音设备(这也成为音频会议的另一种变形)；漓江出版社北京分公司与广西总部只用QQ群、电话联系；广西科学技术出版社倒是有视频会议，采用的是几乎零成本的QQ视频系统。广西科技社副总编辑张桂宜称，为方便广西、北京两地能及时沟通，特意申请了一个会议QQ号码。每周的社务会和中层会议都需要用到这个“小玩意儿”。同时，社里还配备了投影仪和扩音器，尽量使效果与“面对面开会没有太大区别”。但麻烦的是，由于网络信号不太稳定，QQ视频会议往往开到一半就断了网，还得重新接入。张桂宜希望社里能尽快购买正规的视频会议系统，投入虽然比较大，但他觉得“对于两地办公，并且业务联络频繁的企业来说，视频会议还是相当必要的”。
　设备的费用以及必要性是出版社决定是否上视频项目所考虑的主要要素。
　显然，迅速获得反馈，并迅速做出反应，是海豚传媒眼下最想办到的事情。海豚传媒最近几年发展速度很快，陆续在北京、济南、上海、广州、深圳成立了子(分)公司，公司驻外人员在40人左右，业务交流频繁。2010年初，公司决定安装视频会议系统。2010年8月1日正式投入使用。该公司副总贺剑锋告诉记者，他们采用的是美国宗利通公司的视频设备，租用中国铁通公司的2M专用线路。设备投入40～50万元，线路投入每年20～30万元。对海豚传媒来说，这套系统可以顺利为其新产品在各地铺路，随时通话，随时交流，便于管理，节约时间，化被动为主动。2010年8月3日公司召开各子(分)公司视频会议，全体参加，每个人都尝试发言，现场对话解决问题。
　对于什么样的出版社适合使用视频会议系统，贺剑锋将之解释为“出版社弄视频系统是需要有一定实力的”。事实确实如此，同样在北京、苏北、苏中、苏南、广东等地设有分支机构的江苏科学技术出版社也在使用视频会议沟通各地的情况，并且也投入不菲。
　当然，这样的大手笔并不是所有的出版社都愿意或者能够承担得起的。
　中国外文局数字出版部汪涛认为，出版社的信息化建设中，视频会议并不是其中的重点。虽然局里有18个驻外机构，但日常的联络工作基本靠MSN、QQ解决。“视频会议最多是在半年或者全年工作总结的时候用到，而且机器一般是租用，这样可以节省成本。”汪涛说。
　华中科技大学出版社利用视频开会的过程颇有些波折。近年该社在北京、天津设立了分部，在2008年购买了陕西某科技公司的视频服务系统。除了公司视频会议以外，服务商还给出版社的网站上添加了视频接待、出版社形象和产品的宣传片轮播、新书推介会现场直播的网络电视台等功能。该社市场部段勇直言，“实际操作中，还没有那么多的项目可以跟这些功能结合起来”，因此，“绝大部分功能闲置着”。尤其令人尴尬的是，华科社总部在武汉与北京、天津等处的子公司开视频会议时，由于各地视频接入的宽带运营商提供的数据不一(电信和网通有所不同)，视频会议经常“卡壳”，播放起来不顺畅。开过两次视频会后，效果很不理想。今年，公司新网站上线，立马放弃了这套年付费9000元的视频装备，对外联络也回归到了传统的电话和网络。
　另一个事实是，当大家都在发愁怎样有效外联时，有出版社开始自己研发办公系统。
　人民军医出版社去年自己开发了一套“在线办公系统”——用于办公信息互通或共享的网络优盘。社内每个成员都可以通过该系统互相联系，外部人士也可通过某种通路向系统上传文件。并且上传的文件不受容量大小的限制，速度相当快。该社市场部李琴向记者透露，整个系统由社里的网络部技术人员独立开发而成，只涉及人力资本的投入，没有其他的资金投入。“网站成功运行后，社里奖励他一万元。”
　虽然这套系统与此前所谈的视频会议有些许不同，但它将办公概念从另一个角度大大地拓宽了，倒也值得我们思考，换个角度，外联有时候其实很简单。
　总之，以什么形式开会，效率和成本都要考虑。有实力的出版社大可以投入资金并且顺畅处事；预算保守的单位未必没有捷径可走。据记者了解，不少外企在京的分支机构都在使用一款叫做Tom—skype的网络多人通话服务系统，值得注意的是，这套系统是免费的。可见，无论采取哪种形式，只要能够把事情办好就是“王道”，中外都不例外。

来源：《中国图书商报》2010年8月24日

本版责编：江蕾

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