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他山之石：美国出版公司将ERP进行到底

杨贵山

2003-11-18 11:11:12 来源：

　ERP对出版企业来说意味着高效、精确，然而也意味着巨大的风险。当今美国许多出版社都不惜重金引进ERP，经过多年磨合已开始卓显佳绩，并将为这些企业带来更大的发展契机。

　尽管成本昂贵，但美国出版社依然投入巨额资金引进企业应用软件系统，希望这些ERP(企业资源管理,Enterprise Resource Planning)系统能够在将来使企业的运营更加有效，从而达到节省资金的目的。这些系统可以将企业的众多关键功能，如客户服务、人力资源、存储和供应链管理等实现自动化。例如兰登书屋(Random House)目前使用的ERP程序包是在1995年从德国SAP公司引进的。兰登书屋运用这种软件程序来运作其资金、生产计划、采购、库存管理、客户服务以及账务业务。此外，兰登书屋还在此基础上开发出了一种版权和版税管理模块。

　ERP的诱惑
　精确和高速是ERP的代名词，为此出版企业引进ERP需要花费上亿美元，同时还要为偶然的一个偏差可能带来的整个系统的瘫痪而担忧。然而有的公司在引进的同时也一直坚定不移地改进自己“开发”的系统，走出了一条创新路。

　ERP系统用来运营一个跨国家、跨地区、跨部门的公司，包括制作、发行和供应在内的所有业务，精确的数据不停地流动，自动化程度非常高，且几乎没有人工操作。公司的业务和功能在一种轻松和高效的氛围中得以完成，公司的利润也得以实现。这就是ERP的好处，精确和高速是其代名词。这种目标是非常诱人的。
　然而，由于ERP软件和公司的业务密切相连，所以在安装和使用上是非常复杂的。读者文摘公司(Reader's Digest)目前的ERP系统运营非常成功，但其副总裁兼首席执行官杰弗·斯巴尔(Jeff Sparr)在谈及第一年的情形时仍然心有余悸。他说：“到处都是死亡和陷阱。”哈珀科林斯出版公司(Harper Collins)执行总裁兼首席运营官格林·达格尼斯(Glenn D'Agnes)解释说：“这些系统不仅昂贵，而且安装起来最难了。对公司来说的确是个挑战。”
　目前还几乎没有一家出版社能够接近这种完美程度。大型公司部分引进的成本就超过1亿美元，这些费用包括软件本身、昂贵的安装咨询服务费、培训费、维护费和升级费用等等。哈珀科林斯出版公司总裁里克·舒瓦茨(Rick Schwartz)说：“哪怕有一点的偏差，整个系统就会瘫痪。”
　鉴于ERP系统不仅昂贵，而且安装难度大，所以出版界所有的人应该对其基本原理至少有个了解。这种系统是无法通用的，所以有些出版社没有选择大型软件，也没有找大的顾问咨询公司，即俗称的“重拳出击路线”。时代华纳图书集团 (Time Warner Book Group)就是如此。它在引进Artesia资产管理系统和Peoplesoft人力资源管理系统的同时一直坚定不移地改进自己“开发”的系统。时代华纳图书集团出版信息经理费尔·马丹斯指出：“真正的驱动力就是人们渴望拥有一个高效而清晰的图书信息库。以前，我们是在内部使用数据，不存在什么问题。但是一旦我们开始向亚马逊、巴诺以及其他外部企、业提供信息时，我们就真的需要保持信息的连续性和准确性了。”
　在培生出版集团收购西蒙·舒斯特出版公司的教育和专业出版部之后，西蒙·舒斯特出版公司剩余的一般图书出版就需要采取措施来重新进行整合。西蒙·舒斯特出版公司总裁安尼·曼德尔(Anne Mander)说：“现在一切都稳定了，我们也能清楚地知道该做什么了。去年，我们也曾考虑过SAP公司，但成本太高了，而且还得在灵活性和结构二者之间作出选择。ERP在IT领域，尤其是商务集团比较合适。”在80年代末期，作为首批引进ERP系统公司之一的哈珀科林斯出版公司引进的是维斯塔计算机服务公司的出版程序包，而且在过去的15年当中，该公司通过努力最终将这一系统与自己的内部软件系统融为一体。格林·达格尼斯说：“从这一点上来说，我们的确成功了，但并非我们所有的系统都可以互动。只是从整体上来看，运行得不错而已。”
　读者文摘公司的斯巴尔指出：“这是一个漫长的旅程。现在我们成了奥拉克尔公司在全球30家公司用户中的一个。对我们来说，SAP公司实在是太大了，会让我们招架不了，我们没有技术，没有专业人员。而奥拉克尔公司正适合我们，它们的软件非常适合我们。”
　在大型程序包开发领域，领先的是德国SAP公司。在引进ERP系统的出版公司当中，培生出版集团也引进了SAP公司的程序包。当然还有其他的系统软件，比如Peopleson(休顿·米福林出版公司在使用)、JD Edwards(汤姆森出版集团在使用)以及Oracle(麦格劳·希尔公司在使用)等，此外还有许多小型的软件，如BookMaster、Vista以及Lawson等等。

　信息管理是第一位的
　引进ERP要坚持三原则，即ERP不是技术，是生意；要从收入中拿出适当比例(年收入的1％到4％)用于开发；引进大型程序包之初不要定制。

　鉴于出版业目前处于一种缓慢的“衰退”状态，那么出版社为何还继续投入上亿美元的资金来引进这些系统呢?原因有多种。最重要的原因就是信息的重要性。正如奥拉克尔公司的休·巴顿所说：“你得到的信息越好，你做出的决定就越准确。”兰登书屋副总裁安德鲁·维伯(AndYew Weber)指出：“信息的高质量和连续性一直是我们所追求的。能够保持图书信息的正式记录简直是太有价值了。”在某些情况下，公司已有的主机系统，或者是经过收购继承而来的系统如果无法互动的话，将会是非常低效的。正如维伯所说：“最初决定引进SAP公司的系统主要出于两个方面的考虑：即维护现有的主机系统，并追求更大的灵活性，借此满足企业发展所需要的成本和现有的人员状况。”至于读者文摘公司选择与奥拉克尔公司合作，斯巴尔解释说，“鉴于读者文摘公司是一个全球性的公司，我们在每个国家的财务运作都不一样，所以，我们必须把财务运营整合成一个单一、高效的系统。”
　鉴于ERP系统强大、灵活、复杂和高效的特点，大型公司也都意识到了改变基础结构的必要性，并纷纷投入巨额资金加以引进，以期迅速适应市场变化和客户需求的变化。对有些公司来说，选择喜爱的ERP系统仅仅是出版业长达近5个世纪发展进程中的下一步。尽管在整个出版业引进大型软件系统是复杂而痛苦的，但是这样做是值得的，它可以使出版公司得到发展和繁荣，所以三个准则是必须谨记的：
　1．引进ERP系统是一种生意，不是技术，也不是决定。
　2．从收入中拿出适当数量比例的资金来开发新系统是值得的。
　3．如果你引进大型程序包，比如ERP或者奥拉克尔，那么千万不要定制，尤其在开始阶段。
　尽管出版社在引进方面所采取的方式多种多样，但正确选择ERP的关键是要理解和明白公司独特的业务需求和问题所在。人们对技术众说纷纭，不要去管它。对公司高层来说，最根本的是要清楚地知道自己需要什么样的系统，需要什么样的功能。正如哈珀科林斯出版公司的史瓦茨所说：“缺乏领导才能和头脑不清晰是造成数百万美元损失的祸首。”达格尼斯在谈及哈珀科林斯出版公司的系统管理问题时指出：“只有遇到主要问题时我才和执行官商议。对她来说，系统的平稳运行非常重要，因为这关乎我们所有的客户，而如何与我们的客户保持联系是我们战略的主要部分。”维伯说：“我们非常幸运兰登书屋的高层领导对系统和操作像对待出版项目一样非常投入。这种重视确保了我们有资金和实力把事情办好。维斯塔公司的约翰·维克尔指出，在系统选择、购买和执行过程中，最为关键的是从事论证的团队，然后才是逐步执行。在兰登书屋，项目小组由职能部门成员(分别来自不同的业务部门，如制作、客户服务等)、信息技术人员和顾问组成。这些成员对项目负主要责任。
　维克尔估计，无论是小公司、中型公司还是大公司，将年收入的1％至4％用于引进ERP系统是比较合理的。兰登书屋的投入已经超过1亿美元，包括操作、系统本身和基础设施等。汤姆森出版集团也投入了差不多的资金。读者文摘公司花了不到3000万美元，麦格劳·希尔公司没有透露数字，但业内人士估计也得差不多一个亿。判断投入如此多的资金是否值得并非易事。对如此至关重要的大型系统进行投资回报分析是非常复杂的。许多公司都愿意通过减少人头费用和简化程序来计算节约的成本，但却不愿意算这些大项目。
　定制是非常昂贵的，但比这更糟糕的是第一次升级更加昂贵。兰登书屋自1995年以来已经升级3次了。培生出版集团处于成本考虑刚刚决定不升级到新的SAP版本。麦格劳·希尔出版公司高教出版部目前正准备升级。定制的诱惑力是非常大的，绝不是因为这样做可以完美地满足公司的需要，而是关乎领导才能的问题。所有的大型程序包在没计的时候都力求通用，这样可以满足不同行业的需求，因此这些程序包当然也不可能反映出版的独特程序。但是，即便是最大的程序包也仅仅是一些计算机密码而已；咨询人员和销售商编写新密码以便指示系统准确地适应不同企业独特的运营方式。但是对于出版公司而言，在首次升级之前进行成本和收益分析是非常重要的。这不仅仅是因为第一次升级成本高，而且与以后的每次升级成本都有关系。所以，定制可以导致成本浪费，执行延期和客户服务中断。

　ERP带来的是多赢
　ERP带来了降低成本、集中管理和瞬间完成在不同国家的不同业务的神奇功效。有的公司已经收回初期投资，并筹划进一步的系统升级。

　自出版业首次引进ERP到现在，效果如何呢?汤姆森出版集团26亿美元的业务全靠这种系统来实现。这种系统给读者文摘公司带来的是成本降低、集中管理和协调，在不同国家的不同业务都可以瞬间完成。正如维伯所说：“这种系统就像一台电子发生器，任何插头都可以往上插，这是我们的工具包。我们对它的工作效率非常满意。”
　那么出版社对这些系统的基本需求是什么呢?答案是这些系统可以帮助企业在困难时期取得成功。安尼·曼得尔说：“再过两年，西蒙·舒斯特出版公司就可以收回基础设施投资，公司的主机也将进入服务状态。”斯巴尔也对读者文摘公司的前景充满信心。他说：“我们将继续改进我们的系统，使其成为世界一流，实现EDI交流。”兰登书屋也将对系统进行升级。也许一位首席运营官的话可以反映目前出版社的心态：你总是要考虑新系统，然后就是权衡成本与产出，对是否升级作出痛苦的决定。也许他们已经没有了选择余地。“你只能向前走。因为在过去10年中发生了太多的变化，你需要新系统和软件，目的只是让图书有效地进入书店，哪怕花上一个亿。这样做对作者、读者，尤其是书店和出版社都有好处。”

企业引进ERP指南
　经过仔细分析，企业需要引进ERP，那么无论什么规模的出版社都应该选择一个比较适合自已企业运营方式的系统。然后，要么对公司的工作流程进行改进以适应所选择的系统，要么建立“出口”供使用者离开ERP系统之用以便使用其他软件来进行程序操作。最后，不同的系统是可以相互对话的。例如，哈珀科林斯出版公司使用两种系统。一种是北美平原公司的数字资产库系统，一种是康普顿公司的金融管理系统，现在这两种系统都可以和公司的主控进行互动。不过，应当指出的是，这样做在升级的时候会困难一些。麦格劳·希尔出版公司新的奥拉克尔软件可以跟公司已有的资金管理程序包进行互动。2002年，西伯尔系统公司和IBM公司都推出了可以帮助现有系统更加容易互动的产品。德国SAP公司也推出了可以和其他公司软件互动的产品。
　在购买之前先对系统进行测试。挑选一部分程序，然后在系统上测试。供应商将会配合你，这点成本是值得的。正如雄克尔所说：“除此之外，没有更好的办法让你了解系统是如何工作的了，供应商也没有更好的办法来得知你的真正需要。

摘自：《中国图书商报》2003－11－14

本版责编：江蕾

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