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如何筹划新书发布会

蓝有林

2004-12-15 15:47:23 来源：

　如今，新书发布会已被出版商广泛采纳运用，并由针对媒体逐渐扩大参会对象，如读者、经销商们都被纳入邀请行列，而在不同背景下的告知对象和目的也各有侧重，如订货会主要是针对经销商、书市则瞄准终端读者、博览会更多的是品牌宣传，因而不同的发布会，会议目的是什么、要吸引谁过来、请谁讲、讲什么、如何打动人心，便成了新书发布会主办者必须考虑的问题。而在平时，越来越多的新书发布会成为图书营销关键的一步，让策划人员费尽心机，结合新书首发式渐成趋势，针对特定读者群结合活动一起搞成为很多出版商的选择，真可说是，形式花样翻新、细节运作见功力。

　给个开会理由
　众所周知，并非所有的图书都有必要开新书发布会，一来成本过高得不偿失，二来不管重点图书还是一般图书，动不动就举办新书发布会，即便场场都有特色和新闻点(相信没有可能)，久而久之也会让新闻媒体失去兴趣甚至疲乏不堪，迟早会乏人捧场，经销商也会因此而不知哪些图书是重点产品，最终眉毛胡子一把抓，哪种图书也推广不力。
　那么，哪些图书值得或者需要举办新书发布会呢?专业人士认为，具有新闻价值是办会的最高指导原则。这也就是说，首先是那些图书内容应涉及社会受众兴趣点、新闻敏感点，或其作、译者／推荐人本身就有很高的知名度和有新闻价值，或者在同类产品中有其独特之处；其次应是出版社的重点图书，或代表出版社的出版方向和品牌形象的品牌图书，或在某个领域有其重要的学术地位、价值。即从出版商角度是有炒点，从媒体角度是有新闻点，从经销商角度是有卖点好图书。

　营造天时地利人和
　在决定举办新书发布会后，随之而来的便是确定发布会的目标、性质和主题。只有明确了上述三点，才能创造出“天时(新书发布最佳时机)、地利(合适的地点场所)、人和(恰当的参会嘉宾和媒体)”，最终圆满实现新闻诉求。目标无非就是新书发布、编读互动和营销造势，“天时”的选择也就更多的在于出版时机，如果有突发事件能加以利用，当然美上加美。
　因此，事前确认新书发布会的性质、主题，就成了寻找场地和场景布置的先决条件，因为这些后续工作都是以此为出发点，而适当的环境地点，不仅可让整个新书发布会有个合适的氛围，切合新书发布会的主题，还可省下可观的会场布置费用。如果是签售、购书赠礼或抽奖性质的，书店肯定是新书发布会场所首选；如果是学术研讨会性质，书店和高档酒店都不是最佳场所，而国际会议厅、大学会议室、图书馆等应属不错的选择；如果是娱乐性质的，许多有特殊装潢设计的酒吧、餐厅应该是首选。当然，为了达到新闻的最大效应，现在的新书发布会已经开到了监狱、戒毒所、游船、街头(露秀)、作者出生地，以及开展一些户外活动如攀岩等，或结合文本和作者特点举办阅读特色活动。
　“地利”的选择除了要符合新书发布会的特性外，参加人数的多少也要事前准确估算，免得空间太小记者们像挤沙丁鱼一样窝在一个小会议室里，或是空间太大显得零零落落，其中还要考虑摄影记者的需要，一定要为摄影记者预留席位，以便取镜和避免挡住他人视线，同时还要考虑到交通和停车的便利性，当然最重要的是要在预算范围之内。
　在“人和”方面，也即邀请嘉宾和媒体时，一定要注意嘉宾是否与新书发布会的主题有关，否则会使新闻重点“失焦”。而拟出正确的媒体名单也是有效沟通、达到“人和”的必经之路，因为正确的版面和名单，不但可以决定新闻的主题和特性，还可以让新闻直接与有此需要的记者接触，避免绕一大圈，降低新闻曝光的机会。一般情况下，应在新书发布会活动前7天左右寄发、传真或mail邀请函给与会嘉宾和媒体记者，并在寄发之后隔1—2天联系对方收到与否，若未收到立即传真并确认。同时咨询有否跟其他发布会和活动撞期，若嘉宾或记者透露当天有数个会轧在一起，可能无法出席，立即报告主管应变。此外，为了更进一步确认和掌握出席状况，还要在会前1天进行确认，善意提醒赴约及开会时间、地点。

　准备资料多角度
　充足的资料准备也是成功的新书发布会必备的条件之一，首先是要准备新闻性强、主题明确的参考性新闻稿，同时还要考虑到不同媒体所侧重的分众市场和读者需求的多样化，提供辅助资料可以让记者各取所需。基本上，辅助资料可从出版商、图书、作者以及参与嘉宾等四个方面入手。
　因这些资料是新书发布会当天要提供给记者的相关数据，应全部都装在一个资料袋中，内容包括新闻稿、辅助资料、稿件及相关图片软／光盘、照片和小礼品等。会前一定要检查确认，避免资料袋中缺少任何一样东西，免得记者产生误会。
　新书发布会举办后，后续的媒体追踪也很重要，有时还可酝酿出更多更大的媒体曝光，如安排记者专访，或提供不同诉求重点的素材和照片，以及补充其他数据。对于未出席新书发布会的媒体，还要将新书资料邮寄／快递或发mail给相关记者。同时还要做好剪报工作，并和媒体建立朋友般良性互动。

来源：《中国图书商报》2004－12－10

本版责编：江蕾

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