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网络环境：大学出版社的办公特性

高惠贞

2007-10-12 09:57:35 来源：中山大学出版社网站2007-9-28

　信息技术发展到今天，网络已成为人们工作和日常生活的基本需要之一。办公自动化是随着计算机及相关设备和数据技术发展而建立和完善起来。网络技术的发展与普及，无疑会给办公自动化提出新的要求，产生新的特点。本文将从外部信息办公管理和内部信息办公管理两部分论述在网络环境下大学出版社的办公特性。
　在展开论述之前，我们应分析一下大学出版社的管理属性和特征。大学出版社一方面必须受主办单位——本校的领导，作为校内一个行政建制单位，为教学、科研服务，为教师、学生服务；并致力于为学校创建出版品牌。另一方面，它必须接受主管部门如教育部、新闻出版署等的业务领导，对所有出版物的出版进行控制。同时，大学出版社为了更好地谋求自身发展空间，相应地密切了与图书馆、校内外院、系、教学服务中心、网上书店，在线图书服务等等的关系。上述的种种关系，使大学出版社相应地形成了对外办公信息管理和内部信息管理两大部分的办公特性。因此，详细分析这两个不同的特性，对我们强化网络条件下的办公信息化管理就显得非常迫切。

　一、大学出版社外部网络化办公信息管理
　大学出版社外部网络化办公信息管理，主要是指大学出版社与上级领导部门、作者、读者、书店和本校院系的联系等方面信息的管理（如图1所示）。通过网络系统，大学出版社即可与上述关系有机和高效地联系起来。这种联系也对出版社的内部信息管理和出版社有序的运营、发展产生巨大的促进作用。下面针对各个联系对象谈谈它们的特性。
　1.与大学各行政部门的联系。大学出版社的属性决定了它与校内的建制关系。因此，它的管理，特别是行政管理，都是从属于学校行政部门。为了强化与校内行政部门的联系，在大学出版社内部网运营的同时，应有效地与学校校园网对接。有条件的可直接在校园网设置网页，使学校与出版社、出版社与学校各行政管理部门产生有效的互动和及时的信息了解。及时了解学校信息发布，如职称评定、会议通知等等。有效的网络信息交换，可大大减少人力资源浪费，提高办事效率，使出版社各项工作，特别是行政管理工作与学校同步。
　2.与大学图书馆、教学服务中心建立信息共享的关系。首先，与大学图书馆构建网络信息共享的平台。大学图书馆蕴藏着丰富的出版资源，目前国内各大学图书馆都充分利用和保护好自身资源，并对其进行开发、利用，大学出版社应及时与本校图书馆建立网络信息联系平台，充分利用图书馆的资源，特别是网络信息资源，为出版服务，为编辑服务。其次，加强与教学服务中心（或校教材科）的联系。通过网络，有效了解学生对教材的需求和要求，作为反馈信息及时传送到编辑手中，这些都必须通过强化出版社的对外网络信息管理来完成。
　3.加强与学校各院系的联系。高校出版社作为高校重要的服务窗口之一，出版社通过网络化办公信息系统，为全校师生的教材、图书的信息资讯所服务；为高校各院系师生，这么一个庞大的读者队伍提供一个获取大量图书信息的平台。同时，大学出版社是为教学、科研服务的。最具体和现实的服务对象，首先应该是院系学生和老师。所以，我们必须密切地与各院系保持联系。大学出版社只要通过各院系网站的网上查询，便可以了解各专业的学术动态和各专业开设课程；只要通过相应的电子邮件便可以直接与本校老师邀约件稿，或交换书稿意见。此外，通过查询各专业开设课程，也可以对使用教材、教辅、教参等书作出预测。
　4.加快与各级主管部门的业务联系。申报选题、申报CIP数据、年终数据传输和财务各类报表等等，这些业务向主管部门的上报，以往是靠文字纸介质上报，时间慢、效率低。网络信息管理系统的建立和使用，使信息查询、交流、共享以及电子文件传阅的效率提高，也消除以往拿着磁盘和打印稿奔波于各级行政主管部门的现象，极大地提高了出版管理的工作效率。
　5.在线图书服务、网上书店。出版社实现网上在线图书订购服务，将促进没有围墙的电子图书书店的诞生。它向社会每一个角落伸延的触角将给出版社提供无限的商机、造就无限的出版资源；同时，也给读者提供更及时、全面的购书渠道。而这一切都必须通过强化出版社网络管理、加强网上购书信息的处理等管理手段来解决。
　6.为作者、读者提供信息服务。在出版社主页上提供查询的窗口，提供关键字查询或通过分类浏览的方法让读者迅速知道出版社的大致出书情况。为读者及时提供新书出版信息，出版社还应对一些重点书进行内容推介，让读者充分了解图书的详细情况，或是提供一些新书推荐、畅销书排行榜和读者论坛等等服务项目。如：E时代出版模式是读者不仅可以选择已有的图书，同时还可以“点”未出的图书。对出版社来说，这种交互式出版方式能随时摸准市场脉络和读者的喜好。此外，大学出版社应组织有关人员对本社的出版信息、动态和作者、读者的情况等等进行组织、加工，定期以电子邮件的方式提供给用户。
　7.强化与书店和各商家的联系。当今的图书市场已淡化了国营与私营观念，而强化了信息的共享与互动，也加强了社店的网络化联系。大学出版社利用网上与各商家联系进货、对帐，及时沟通市场对本社图书的需求已逐渐成为日常要务。因此，大学出版社必须利用本身的网络平台，及时与各商家实施业对接。利用网络特性做到知已知彼才能百战不殆，有效地取得出版最大化利润。
　上述的几种关系，都是大学出版社必须在网络条件下对外联系的主要对象，因此，通过建立强化本社网站的运用，就能有效地适应网络条件下的办公特性，改变大学出版社的外部管理环境。

　二、大学出版社内部网络化办公信息管理特性
　大学出版社的内部管理，从功能分类上来说，编辑、编务、出版、发行、财务、储运、行政、社领导等，都存在着巨大数据信息管理问题。各部门在数据处理过程中，它们既是相互联系，又是相对独立；大学出版社内部必须实行网络化管理，必须信息管理资源共享，这是毫无疑问的。笔者认为，大学出版社应根据各自的办公特性，筹划好下面7个子系统的数据、信息管理，并发挥好各自的功能。
　1.决策层：出版社决策层可全面、直观方便的数据查询、公文处理等。根据各部门绘制的工作流程图型和曲线进行经营状况分析，直观地掌握工作进展情况。根据市场分析结果，严格把关，除了对图书的整个出版过程统一控制，及时了解各种类别书籍的编、排、校、印、发、库存、回款、结算等动态外，通过计算机还可作图书的成本分析、市场预测、决策分析等。这些精确的量化数据分析，可以为出版社领导决策和各部门制定经营计划，调整图书出版结构，开发新资源、新市场，合理调配人员、资金等，提供准确可靠的依据。
　2.编务、编辑部：编务和编辑部是出版社主要业务流转中心，因此在出版社内部管理系统中，该子系统的办公功能有：选题、审稿、重印、条码(书号)的管理以及质量检查、检查结果登记、统计图书差错率等；合同管理包括出版社与作者间签订的出版合同、图书约稿合同、销售协议的管理，以及按要求产生稿酬通知单。这些工作都必须通过系统的建立、完善进行处理。
　3.出版印制：出版印制是出版社内部运作的中间环节，它承担着图书从原稿到现实物质图书的“物化”过程。在图书生产过程中，出版印制承担了排版、校改、核对胶片、印制、装订、结算汇总统计等环节。因此，相应地在网络系统出版印制的功能中，须具备排校管理，印数管理、成本管理、型版（胶片）管理等功能，并且在各个功能中均要有统计功能和进度控制。出版印制的功能主要是为出版社内部提供服务的。因此，其网络功能也应以方便、快速、准确为主。
　4.发行、储运：发行、储运管理系统可以进行图书销售管理、图书库存管理、图书调拨，分析市场数据、提供再版和发行信息，与各代销点进行远程通信、财务账目核算；发布新书信息，进行网络远程图书征订。目前我社已实现该子系统的办公功能。如：销售业务、收款、催款、退书冲红和报表统计、入库、出库、盘点、报损、区位调整、统计功能等。
　该子系统还可以与社店联网管理系统、出版社局域网上的信息发布系统相结合，形成了以出版社为中心的信息网络，对于快速、高效地运筹决策，优化人、财、物、信息资源配置，无疑将发挥重要的作用。
　5.财务：财会工作属于国家标准化工作，大学出版社日常财务处理流程大致相同。财务子系统包含：账务处理、成本系统、报表汇总等。网络化办公简化了各种财务报表的预算，可供决策者了解出版社经营情况，同时网络化办公取代了传统办公的上报报表和磁盘的要求。
　6.综合查询：各部门人员依据各自的权限输入户名和密码进入该子系统，查询自己所需的出版社内部信息的资料。综合查询主要特性有：(1)编辑业务查询，包括年度选题计划、发稿情况、选题情况、编辑加工进度、工作量阶段性报表、获奖情况等。(2)出版业务查询，包括出版科工作进度、工作质量阶段性报表、工作量阶段性报表、成本预算结算情况等。(3)发行业务查询，包括总体发行码洋、阶段性销售量报表、图书库存等。(4)财务查询，月、季、年度财务报表、图表、经济活动及其决策数据。
　7.行政：办公网络化系统是利用先进的网络技术将办公人员和先进设备联系起来。如：计算机、网络、现代化办公用品等，结合起来构成的人机信息处理系统。实现出版社内部办公系统的信息网上共享和交流，不仅能够实现人与人、部门与部门之间的公文传递，还能够完成上、下呈公文的传阅和批阅之类的工作，协同完成工作事务，尽可能充分利用各种信息资源，提高出版社的办公效率和办公质量。
　充分利用以计算机网络为核心的现代信息技术，是大学出版社提高市场竞争力，掌握市场主动权的必由之路。实现出版社信息管理系统的网络化，充分利用在网络环境下信息化的办公特性，准确、及时地掌握出版信息，快速、高效地运筹决策，并优化人、财、物、信息的资源配置，就能使大学出版社在蕴含大量信息的市场中占有先机，从而获取丰厚的经济效益和社会效益。全面实现高校出版社网络化办公管理的进程是可行的，而且是十分必要的，这不仅是事关大学出版社生存发展的需要，更是适应出版业飞速发展形势的需要，这是时代赋予我们的使命。

来源：中山大学出版社网站2007-9-28

本版责编：江蕾

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