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让大象跳舞－－记高教社试水ERP系统

桃渚

2003-09-26 14:20:36 来源：

　9月18日，高等教育出版社正式宣告ERP项目上线成功，高教社在不动声色中又创造了一个“第一”——中国出版界第一个使用ERP-SAP系统的出版社。
　ERP系统即企业资源计划系统，是指建立于信息技术基础上，以系统化的管理思想为企业决策层及员工提供决策支持和业务运行的管理平台。据美国相关部门统计，使用一个这样的系统，平均可为企业带来如下巨大的经济效益：库存下降30％一50％；延期交货减少80％；采购提前期缩短50％；停工待料减少60％；制造成本降低12％；管理水平提高，管理人员减少10％，生产能力可提高10％一15％。

　ERP系统在中国也有一定的应用，但总的来看，还更像是“苦口良药”——虽然大家都知道它的好处，但如果真正实施，则要经历痛苦的过程。高教社冒着比制造业上ERP更大的风险，毅然决定实施ERP项目，这让人在钦佩之余，又不免产生如下的疑问：

　风险巨大上马ERP为哪般
　说实话，作为一个销售码洋10多亿元的出版社，高教社的日子过得不错。不上ERP，高教社在国内出版界的地位也不会发生改变；上ERP，风险莫测，巨大的投入很可能血本无归。况且，ERP的设计更多的是针对制造业而非出版业，目前国内的大出版社还没有哪家实施过ERP，就连国外的出版集团，也只有那些实力雄厚的有上ERP的能力，因此高教社实施ERP项目，更有了些“找死”的意味，当时也为很多人不理解。
　但高教社社长刘志鹏则不这样认为：“我国加入世界贸易组织后，外国出版集团必将凭借其资本、品牌、内容资源、机制等方面的优势与我们在教育出版、发行领域展开激烈的竞争。我们必须抓住这段时间发展自己，形成具备同外国企业竞争的实力。”
　刘社长的话并非杞人忧天。如今，政策上的壁垒已经越来越低，国际传媒巨头进军中国出版市场的决心也如箭在弦，二者面对面过招的时间越来越近。这促使高教社必须在自身发展上有所作为，即“师夷长技以制夷”，采用ERP系统便是缩小差距的最有效率的做法。
　ERP系统非上不可，但如何规避风险则是刘社长重点考虑的问题。经过缜密的考察比较，高教社最终决定选用全球最大的企业管理和协同化电子解决方案供应商SAP公司的mySAP媒体行业解决方案，并由普华永道咨询公司负责实施。

　困难重重　上下齐力攻关
　高教社实施ERP项目，确实冒着很大的风险。作为ERP项目组的负责人，高教社副总编辑吴向谈到了那时面临的四大压力：
　第一是出版业适应ERP系统的压力。ERP系统不是为出版业定制的，它是一个企业的通用系统，尤其是针对制造业的，而出版业的很多特点又和制造业截然不同。比如，制造业是基于流水线生产的，其原材料的质量检测和产品的生产过程都可以进行精确的控制；而出版业则弹性非常大。
　第二是管理基础的压力。由于ERP是一个信息化的管理系统，一般来讲，在一个管理基础较好、组织结构和业务流程相对稳定的企业实施成功率会比较高。而目前，无论是整个中国出版业还是高教社自身都在经历快速的变革，出版政策在发展，高教社的业务也在迅速拓展，业务流程也经常发生变化，在这种情况下实施ERP项目也要冒很大风险。
　第三是上线时间的压力。从2002年10月14日ERP项目启动到2003年5月ERP系统上线，高教社计划实施ERP项目的时间只有7个月，而且项目一期就要上七个模块，这样的时间和技术要求在世界上是非常罕见的，因此压力非常大。这样做的目的是为了赶在2003年秋季教材销售高峰到来之前用ERP系统取代已经无法承受业务量高速发展的老系统。据了解，英国的牛津大学出版社实施ERP项目上两个模块就花了6年时间，而联想集团的ERP项目实施花了18个月，海尔集团是12个月。
　第四是新系统与员工磨合的压力。实施ERP项目实际上是对企业流程进行再造，ERP系统上线后员工的工作方式、企业的机构组成都会有很大的变革。而且ERP是以信息为基础的管理，它对信息的准确性要求非常高，ERP系统上线之后，很可能会增加部分员工信息录入的工作量。因此高教社的员工能否接受ERP系统，能否配合ERP系统的工作，这也是变数较大的一个问题。
　“让我们一起努力”是高教社ERP项目组的座右铭，全社一心，众志成城，高教社的ERP项目只用了不到7个月的时间便顺利上线。这样的效率和结果，令德国SAP公司都感到惊讶。高教人又一次用自己的实力和魄力，向世人展现了优秀企业的风范。

　追求卓越誓做出版大户
　“器大者声必闳，志高者意必远”，高教社的目标就是发展成“国内前列、世界知名”的国际教育出版传媒集团，这个高远的目标决定了高教社的战略决策的高度和力度。上ERP系统，正是高教社向这一目标迈进的表现。高教社希望通过ERP项目的实施实现工作平台和企业管理的双重现代化!
　事实证明，刘社长给高教社下的ERP这一剂猛药，更是一方良药。目前，ERP系统已经开始魅力初显，自今年5月高教社ERP系统正式上线以来，各种经营数据对各级管理人员决策的支持作用开始体现；全社总体的工作效率有所提高，顺利度过了秋季教材的销售高峰；对业务和财务的控制得到加强，管理已经产生了效益。ERP系统不仅是一个信息平台，更重要的是它搭建了高教社进行现代化管理的平台。在这个平台上，高教社的管理将立足现代信息技术，围绕全局的意识、系统的观念，打破企业生产管理与外部市场的界限，通过流程重组、精确统计和科学考核来实现企业内部与外部的良性运作，进而增强高教社的整体竞争力。
　高教社的ERP系统上线成功不仅为该社的长远发展打下了良好的基础，而且，它还打破了“出版业不适合ERP"以及"ERP系统只能在管理基础好的企业应用”的成见。事实证明，出版企业不仅能上ERP，而且还能让ERP系统得到充分的应用；不只是管理基础雄厚的企业才能上ERP，上ERP也能促进企业管理水平的提高，二者是一个互为辩证的关系。
　另一方面高教社ERP系统上线的成功，也不仅只是一个出版社的独立的行为，它发出了我国出版业以积极的姿态迎接国际挑战、谋求现代发展的鲜明信号。高教社的勇气、决心和魄力值得赞赏，高教社通过实施ERP项目转变管理模式的尝试也必将成为业内外其他企业借鉴的典范。

相关链接：
决策人谈
　我国加入世界贸易组织后，外国出版集团必将凭借其资本、品牌、内容资源、机制等方面的优势与我们在教育出版、发行领域展开激烈的竞争。我们必须抓住这段时间发展自己，形成具备同外国企业竞争的实力。今后二、三年是我社发展的重要战略机遇期，实施ERP是支撑我社各项战略举措的一项基础性工程。我们希望通过ERP项目的实施实现工作平台和企业管理的双重现代化！
——高等教育出版社社长刘志鹏

使用者说
　从业务上看，HEP-SAP的上线加强了财务核算的内控，数据的集成也使准确性和及时性得到了保障，不会数出多门，不会信息滞后，同时财务人员的工作任务由会计核算向财务分析转换，财务人员如果对出版业务没有较深入的理解，就无法为企业管理提供决策支持，因此实施HEP-SAP的过程也是我们提升财务管理水平的过程。同时我们也意识到刚性的系统、规范的管理与灵活多样的业务模式间的调整磨合需要一个过程。
——高等教育出版社财务部唐朝
　最大的感受是电子订单的导入、E-mail方式使我们的销售人员从繁重的手工劳作中解脱出来，同时管理也确实得到了加强。比如折扣政策不再需要业务员用脑子去记，业务运转情况也可以一目了然，预警监控可以使销售人员更加及时地备货，断档的情况少了。
——高等教育出版社销售部刘秀丽

实施方语
　在对高教出版社集团化、国际化、立体化战略充分理解的基础上，作为咨询顾问，我们提出了有针对性的解决方案，包括产品的推介、风险评估、控制和风险分析以及对策的提出，在我们和高教出版社项目组成员很到位的配合下，推进了ERP的实施进程。这其中高教社领导层明确清晰的认识，尤其是刘社长远见卓识的胆识和勇于承担风险的领导风范，以及整个团队的奉献精神确实让我们感触颇深。
——普华永道HEP-SAP项目质量总监张旭
　HEP-SAP项目实施方为普华永道（PWC）公司。普华永道公司是世界五大咨询公司之一，也是目前国内实施SAP系统最有实力和经验的咨询公司。2002年，普华永道公司的全球咨询业务被拆分并入国际商用机器公司（IBM）。HEP-SAP项目监理方为贯能管理技术有限公司。贯能公司本身具有实施ERP项目的经验，同时在ERP项目监理方面拥有众多成功案例。

ERP简介
　1．关于ERP
　ERP 是Enterprise Resources Planning（企业资源计划）的缩写，它是一种新型的管理模式；而作为一种管理工具，它同时又是一套先进的计算机管理系统，它为许许多多的企业带来了丰厚的收益.ERP体现了“供需链”的管理思想，把客户需求和企业内部的制造活动，以及供应商的制造资源整合在一起，体现了完全按用户需求制造的思想。由于企业所追求的目标是利润最大化，而现代企业管理的核心是动态地对企业进行控制，其具体表现为企业的动态利润分析，在外观上追求利润，而其内涵则是追求企业资源的合理高效利用。为此，在管理技术上，ERP在对整个供需链的管理过程中更加强调和加强了对资金流和信息流的控制，这就将对供需链的管理上升到对价值链的控制。当今的时代已进入了现代市场经济阶段，ERP打破了只局限在传统制造业的格局，并把它的触角伸向各行各业。据预测，未来的ERP将会在动态性、集成性、优化性和广泛性方面得到更大的发展，成为企业在市场激烈竞争中的有力助手。
　2．关于SAP
　SAP公司创建于1972年，为世界第一大企业应用软件供应商，占全球企业管理应用软件市场1/3的份额。SAP公司是全球最大和最成功的ERP提供商，同时也是目前唯一具有媒体解决方案的ERP提供商。SAP系统是SAP公司提供的世界范围内公认的最高端的ERP产品。到2002年，全球500强企业中超过80%的企业使用SAP系统作为企业信息化管理系统；超过1000家的传媒公司（包括出版公司）在使用SAP系统；国内的SAP用户近400家，包括海尔、联想、长虹、红塔等知名企业。在国内新闻出版发行业，广州日报社和新华书店总店也实施了SAP系统，但作为出版企业，高等教育出版社却是首家。
　3.HEP—SAP系统的几个特点：
　信息集成共享
　分社一次性维护的产品主数据，可被生产、销售、财务环节实时调用；生产、销售、财务状况，可被分社实时查询；业务发生的同时，财务凭证也同步生成，财务账与销售账一致。
　数据及时准确
　引入了管理会计体系，为企业内部各经营中心服务，在成本核算、库存商品的品种和价值等方面，提供的数据更加及时和准确。
　系统可持续优化
　模块标准功能适应业务变化的能力强，新的业务产生和业务流程变化时，可通过重新配置系统参数满足需要，避免了二次开发的工作。
　SAP系统是根据众多成功企业的业务实践开发出来的通用企业管理软件，它由多个标准的功能模块组成。这些标准功能模块在开发的过程中，总结和集成了许多成功企业的成熟管理理念：
　◎完善供需链管理 SAP系统把各业务环节上发生的成本、费用及时归集到产品上，使企业内部业务链畅通，核算准确、及时。
　在企业外部，企业同其客户和供应商的关系是利益共享的合作伙伴关系，这种合作伙伴关系构成了企业外部供需链。企业间的竞争已不仅仅是产品的竞争，而演变成供需链的竞争。SAP的系统提供了多种标准数据接口，可以实现合作企业间不同管理系统的数据共享。使用了SAP系统的企业，可将部分限制性使用许可权授予合作企业使用，以便形成优势更强的供需链。
　◎注重企业业务流程在强调职责和权限的前提下，注重淡化各业务、职能部门间在流程中的界限划分。
　SAP系统强调业务流程的优化和集成，业务信息产生的源头部门可能会增加一些工作，但对于信息使用部门是有利的，同时也会使整个流程的效率提高，企业的管理精度和水平也将得到改善。
　◎事前计划、事中控制、事后检查 SAP系统的计划功能很多，从编制生产计划、安排工作任务，到设定各种标准成本、下达采购定单，都体现了事前要有计划的思想。
　事中的控制表现在像财务凭证的生成、基于采购订单的发票校验、产品的销售折扣、经销商的信用控制、库存的可用性检查等，通过后台的配置实现。
　SAP系统还提供了强大的事件追溯功能，用于事后检查。在任何一个业务环节发现了问题，都可以在系统中很容易地向前追查到业务源头和责任人，为分析问题原由和进行绩效考核提供依据。

摘自：《中国新闻出版报》2003－09－24

本版责编：江蕾

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