出版信息化建设之路：高教社ERP变革 - 个案评析

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出版信息化建设之路：高教社ERP变革

记者：刘超

2003-10-15 11:04:36 来源：

　高教社近日宣布ERP系统试运营4个月后正式上线，成为国内首家引入ERP系统的出版社，引起业内人士的广泛关注。由于这个案例在出版业具有重大意义，本文在此对该社实施项目和过程和取得的初步效果予以报道，望能为业内人士提供参考。

　ERP最早应用在制造业中，随着ERP管理思想和技术的不断成熟，在越来越多的行业得到了推广和应用。SAP公司就推出了银行、金融、制药等20多个行业的解决方案，其中也包括媒体行业解决方案。全球大中型出版公司、出版集团纷纷采纳和实施ERP，世界最大的10个出版集团中有8家都采纳实施了ERP。

　项目启动和实施
　广泛咨询谨慎选择
　为了能顺利吃下ERP这只螃蟹，高教社展开了周密详实的调研准备工作，邀请专家做专题报告，组团赴德国考察SAP公司，对实施SAP系统的国外出版企业和国内知名企业进行考察，邀请IBM、SAP、普华永道等公司介绍国外出版社实施ERP的详细情况，对全社员工进行ERP系统基本原理和管理思想的培训。
　经过8个多月的考察调研，2002年9月，高教社终于通过了实施ERP的论证报告，决定采用德国SAP公司的mySAP.com系统4．6D中文版，项目实施方为普华永道(PWC)公司，该公司是国内实施SAP系统最有实力和经验的咨询公司，后因被IBM公司收购，故项目实施方转为IBM公司。项目实施监理方为北京贯能管理技术服务有限公司。
　上线ERP系统，不仅仅是软件系统的全面替代和升级，更重要的是在全面理清企业原有的业务流程和部门分工的基础之上，通过管理信息系统对企业进行管理变革。由于SAP公司为高教社提供的是还未在国内正式推出的出版业标准解决方案，在国内无先例可循，而高教社部门设置和业务流程也有其自身特点，因此需要协同系统提供方和咨询公司共同对系统进行二次开发。
　为了能使ERP系统在出版社顺利实施，高教社从各部门中抽调业务骨干，组成ERP项目小组，由副总编辑吴向带队，与SAP及IBM公司开始了紧密的合作过程。
　项目小组首先接受咨询公司的培训，深入了解ERP系统的特点，再结合原来所在的部门的业务流程和工作特点，向项目实施方IBM公司提出修改需求。
　高教社ERP项目的第一期实施涵盖了项目管理、生产计划、财务会计、管理会计、销售与分销、物料管理、人力资源管理等7个功能模块，模块根据出版社日常业务和部门分工相互独立，又紧密联系，基本覆盖了出版社内部主要的业务流程。

　项目实施效果
　工作效率明显提高
　经过4个月的试运行，ERP系统在分社、运营管理部、编辑制作部、市场部、销售部和财务部等部门之间，实现了跨部门集成，业务信息实时共享。在实施ERP过程中，高教社梳理了132条业务流程，做出了77项优化和改进，同时清理了所有业务100多万条历史数据。
　如，优化了编辑全面参与设计产品的内容和形式的流程。过去图书的产品形式，包括开本、用纸、装帧等都由设计室设计，系统上线后，由策划编辑在系统中通过确定产品主数据来决定，再由生产部门执行，可以体现出策划编辑对产品的整体意图；由于策划编辑确定了产品的形式，所以在申报选题时便可利用系统提供的后台成本计算工具，进行经济效益预测。此外，还实现了业务和财务相互制约和监督。以前供应商，比如纸厂、印刷厂，是拿发票到财务部结账，现在，在每笔委外(委托外)业务发生之前，需要由生产管理部门在系统中创建采购订单，订单内容包括供应商、采购内容、数量、价格等，供应商结账时，必须要提供相应的采购订单号，财务部不能单，凭发票付账，同时还要做发票校验，看是否与采购订单上的内容相一致，这样对财务部门是种制约，同时也控制了生产管理部门的漏洞。
　高教社信息中心主任于勇介绍说：“在ERP系统上线之前，社里的管理信息系统是分散的，部门之间相对独立，一个数据常常要在不同的部门多次重复输入，ERP系统上线后，数据只用输入一次，各部门和各工作流程都能共享，不用像以前那样填报各种数据表。”他还介绍说，整个系统实现了分角色管理，定义的角色不同，可以查看、修改和管理的数据也不同，级别越高，拥有的权限也越大。
　据悉，ERP系统的实施使出版社从前端的选题组稿到后端的营销发行工作基本上融为了一体了。项目小组成员在系统上线后回到了原来所在的部门，负责担任社内顾问，对部门成员进行再培训。项目小组还为每个部门编写了详细的使用手册。在对系统进行二次开发的时候，项目小组还考虑了出版社未来发展的需要，提供了充分的扩展性，今后可以根据需要对模块进行扩展和修改。
　“ERP系统上线以后带来了系统运行集成化，工作效率提高了，经营风险得到控制，还可以对员工进行动态绩效考核。”高教社销售部副主任刘秀丽对ERP系统上线前后的对比感受深刻，“以前销售部对账程序非常麻烦，还不能保证准确及时，系统上线以后，业务人员可以方便地对业务账和财务账，生产、财务、销售都在一个平台上，选题、生产、销售管理实现了一体化，有效地控制了成本，降低了坏账率和呆账率。”
　ERP系统上线后，系统记录了客户以往的销售记录和信用情况，根据为不同的客户设置的不同信用额度，一旦客户出现信用危机，系统就会自动冻结业务往来。以前销售折扣标准都是靠业务人员凭脑子记，容易弄混，ERP系统可以设置每个产品对每个客户的最低折扣，业务人员提供的折扣能高不能低，减少了了工作失误。此外，系统将销售订单、出库单到库房发货单的流动和处理情况进行动态反映，方便地区经理和销售部门的管理，还可以实时查询销售情况。由此带来的另一个好处是，销售部门的业务员都开始关注整个业务流程。
　ERP系统中体现的管理思想和对出版社传统业务流程的再造，使高教社的经营管理模式发生了巨大变化，实施ERP使销售部内部控制得到加强；通过ERP的透明化管理，出版社员工的经营意识得到了提高；出版社市场响应速度加快；生产进度信息和替代品种信息为客户提供了信息服务；研发部门可以通过简易成本分析预测未来收益；利用进销存分析指导生产与营销计划；而产品结构分析和获利能力分析使各级经营者更加关注产品结构优化。

　意义
　系统变革更是管理变革
　高教社借助ERP系统上线这一契机，实际上进行了一场管理变革，对传统的业务流程进行梳理和再造，重新定义了不同岗位的职责和权力，使得整个出版社管理更加实时、透明、高效，更加贴近市场。在ERP系统上线这个风险巨大的改革措施中，高教社可以说是打赢了第一个战役。但业内人士指出，上线ERP是条不归路，需要将其作为一项基础工程持之以恒，不断改进和完善；信息化建设对于出版社来说也只是一种手段，自身的管理变革与创新才是根本。高教社的ERP系统将来会在高教社的整体运营和管理产生什么样的作用，人们还需拭目以待。

摘自：《中国图书商报》2003－10－10

本版责编：江蕾

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