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关于出版集团建设统一信息平台的思考

张文飞

2004-03-12 16:56:43 来源：

　出版集团的知识和信息资源无疑是一种重要的战略资源。这是我们应该尽快建立信息平台，促进信息技术在出版集团内部得到广泛应用的根本原因。
　历史的车轮迈入21世纪，全球经济逐渐从牛顿时代的工业化大生产向信息时代的选择、判断和资源的有效组合发展，能否拥有先进发达的信息交流手段和充分利用各种信息资源已成为一个组织是否健全有力的重要标志之一。尤其对当下的企业而言，要想在信息时代求得生存和发展，就必须充分发挥信息技术的作用，将其广泛而灵活地融入到企业的产品开发、生产、管理及服务等各个环节中去，为企业获得竞争优势。
　出版集团作为一种具备较大规模的企业组织，为了提升出版业的现代管理水平，以信息化促进出版产业的发展，完成传统出版向现代出版的转变，充分应用现代信息技术建设统一信息平台，为集团建立起一个通畅、灵活的信息搜集、传递、分析、处理渠道和机制就显得十分必要了。

　一、信息平台的功能定位
　事实上，我国大部分出版集团早已认识到信息技术的重要作用，自成立之日起就将信息网络的建设纳入到了集团的发展规划之中。目前，多数出版集团已陆续启用多种业务系统，信息网络正日益成为我国出版产业的一个重要的生产要素。然而，我认为各家出版集团更需要一个统一的信息平台，使之成为集团的“中央情报局”，成为信息采集和产业经济预警、预测的枢纽，系统内出版资源互连互通、安全共享的平台，现代信息技术与传统出版产业结合的桥梁，集团内部信息交流和员工协同办公的通道。具体说来，信息平台应该具备以下三大功能：
　(一)一个管理提升的助推器。采集、整理、分析业务数据，是企业不断优化业务组合、加强监控和管理的重要手段。传统的手丁业务处理，不仅存在业务数据不完整的情况，很多出版单位甚至连基础数据都不够准确、完备，这在很大程度上反映了当前出版集团内部管理薄弱的一面。信息平台将为解决这一问题提供有力支持。它将借助基于基本业务数据的经营状况分析，使各级管理者利用决策支持系统实时掌控集团下属各单位的运作情况和管理绩效，准确地作出决策和判断。与此同时，集团员工通过网络办公系统实现协同办公，将使岗位与岗位之间、部门与部门之间信息交换的效率得到明显提高，管理幅度拓宽，管理制度和业务规范从书面文档真正融入到日常的业务操作中，集团有关产业政策的执行能力得到提升。
　(二)一个竞争优势的孵化器。建立统一信息平台，采集国内外出版市场的动态信息，能帮助集团下属各单位及时发现市场机会，提高对渎者阅读需求和图书市场变化的响应速度，进一步拓展市场、扩大销售。另一方面，面对图书市场和技术环境的快速变化，我们应该认识到，出版集团能否获得竞争优势，不仅取决：于企业在行业内所处的地位，同时也取决于企业所拥有的资源和能力的类型、大小和数量。在资源方面，由于品牌、数据库、客户资源和销售网络、人力资源等无形资产对出版集团的可持续发展具有至关重要的作用，我们没有理由不把关注的重点从有形资产逐渐转向无形资产。从这个意义上说，出版集团的知识和信息资源无疑已成为一种重要的战略资源。这也是我们应该尽快建立信息平台，促进信息技术在出版集团内部得到广泛应用的根本原因。
　(三)一个资源配置的整合器。信息平台建设不仅可以实现出版集团内各下属单位业务和管理的升级，更可以支持出版集团“大产业、大集团”战略。信息系统的实施将通过推行统一的企业管理模式、统一的财务体系、统一的成本核算方式等，为规范出版集团下属各单位的业务操作、资源共享以及人力资源的培养创造良好的环境，为出版集团加强财务监控、文化融合，优化配置人、财、物资源奠定坚实的基础。

　二、信息平台的内容构架
　出版集团统一信息平台应该是多个系统的综合。它应以统一安全认证支持平台为基础，以门户构造系统为工具，将信息情报系统、业务数据系统、办公白动化系统、决策支持系统等有机地结合在一起，实现多个系统的统一规划和管理。同时提供认证接口，使集团将来需要启用的各类业务系统能够融入到统一信息平台中来。
　(一)建立信息情报系统，构筑集团的信息源和思想库
　信息导航，企业兴旺。建立信息情报系统，实现市场信息的全面收集、归纳、分析、存储及检索，町使山版集团对市场变化作出快速反应，实现“以产品为中心”向“以市场为中心”的转变；及时了解国内外出版同行的最新动态，掌握竞争对手的情况，可辅助各下属单位迅速抓住市场机遇，进行科学的市场开发。如设置集团品牌图书板块的信息专栏，从产品、读者、编者、经销商四极对该类图书作全方位的信息追踪和整理分析，并探讨其营销策略，可帮助各下属单位制定相应的市场对策；义如在全国选取30家左右有影响的大卖场建立较完善的信息采集系统，负责每月一次向集团提供各下属单位的图书销售数最、排名、竞争对于的情况等，可了解集团图书产品的优劣势，寻求进一步优化方案。
　(二)建立经营管理系统，提高集团各项产业政策的执行能力
　如建立科学的财务会计信息管理系统，实现母子公司之间的财务动态管理，包括会计信息传递、数据集中与汇总、在线查询、现金流量控制、内部交易集中处理等，可加速资金流在出版集团内部的流动速率。通过对预算执行情况的动态跟踪及有效控制，加强成本控制，加强财务计划和分析，加强各项资产管理，可保证国有资本的安全、高质运营和企业经济效益的长期化、最大化。又如建立人力资源管理系统，提供人事档案管理、人力资源规划、差旅管理、招聘管理、定员管理、薪酬与激励计划、人员统计查询等功能，可使集团各级领导及时掌握人力资源状况，并逐步改进和提高集团激励机制，挖掘广大员工的潜能，进行有效管理，最大限度地发挥人的作用，增强企业的凝聚力。
　(三)建立业务数据系统，实现对下属单位生产经营情况的实时掌控
　如出版管理系统管理出版社的排、制、印、装等相关业务，记录从选题申报审批开始至发稿确认至成品入库的每一工作环节的相关信息，如选题信息(学科、书名、字数、印数、选题中止、选题工作跳转等)、稿酬管理、生产费用管理、书号管理、美编管理、查询报表、质量参数、责任人员等；成品图书库存管理系统，提供图书入库、出库、移库及报损、盘点管理，并设置安全库存量报警和最大库存量报警，可达到有效降低库存、减少资金占用、保证生产经营活动顺利进行的目的；发行管理系统以提单为核心，提供客户档案管理、订单管理、正常发货管理(含发货、红冲、退货等信息)、客户信用检查、发行财务信息管理(含发票、来款处理等)、发行分析(综合统计查询发行信息)等功能，可帮助及时了解市场需求以及图书的订货、销售和获利情况。
　(四)建立辅助决策系统，发挥智囊团和参谋助手作用
　在企业的日常业务管理中，只是简单地查看业务记录是无法得到对于企业来说最为关键的统计信息的，尤其对于出版集团高层决策者来说，他们根本不可能去查看具体的业务记录，有时甚至也不需要精确的统计数据，他们最需要了解的往往是企业的整体运行情况。建立辅助决策系统，为各级管理人员提供对整个系统总体信息的简单快捷的查询功能，并在条件允许的情况下对经济活动中的重大决策提供可行性方案，可帮助管理层及
时作出科学决策。
　(五)建立办公自动化系统，保证日常办公的效率和质量
　通过计算机系统的应用，合理组织出版集团的公文和业务流程等办公作业，可使公文流转得到有效的监督和控制，加速企业内部信息流、资金流、知识流的流动速率，保证办公质量，并逐步实现无纸化办公和组织结构的扁平化。
　(六)建立电子商务系统，开展网络出版和网络营销
　借助电子商务，集团至少可以获得以下竞争优势：
　(1)客户接触优势：在Intemet的竞争空间建立门户，可以突破时间与空间的限制，从而直接面对全国以至全球客户；(2)信息传播优势：借助电子网络系统进行产品宣传展示和供需信息发布，可使人们在任何时间、任何地点通过浏览集团网站，了解集团的产品及形象；(3)服务优势：与广大经销商建立密切、良好的合作关系，已成为企业制胜的关键，借助电子商务，集团可随时随地为人们提供最佳服务；(4)协作优势：与协作单位(如印刷物资供应商群体或经销商群体)建立电子协作关系，可以快速高效地传递业务数据和信息，发挥整个协作群体的优势。

　三、信息平台建设的保障措施
　管理大师彼得·德鲁克认为：管理是一种实践，其本质不在于“知”而在于“行”；其验证不在于逻辑，而在于成果；其惟一的权威就是成就。信息平台建设不仅仅是信息技术的问题， “三分技术，七分管理”，信息平台建设的灵魂是蕴含于其中的管理思想，技术只是一种支撑。所以，通过管理保证落实是重要的。
　(一)建立果断的决策核心
　信息平台的规划与实施不仅关系到出版集团的长远发展、战略目标的实现以及一定数额的信息系统投入能否带来预期的效果，还不可避免地会冲击集团原有的管理思想和管理模式、工作作风和工作习惯、工作程序和工作方法，以及基础业务数据的透明化甚至责权关系和体制结构等，在一定程度上有可能会引起来自出版集团各个管理层次的阻力。如果出版集团最高决策层没有远见卓识、没有坚定的决心，不能采取断然的手段，争取集团内部各级管理人员的支持与配合，提高各级管理人员参与的主动性和积极性，要完成信息平台建设是很困难的。
　(二)完善配套机制
　一是领导机制。信息平台建设是出版集团的一项全局性工作，必须有强有力的统一领导，在规划、建设阶段设置项目领导小组和项目实施小组，在运行、维护阶段成立专门的职能部门。二是动力机制。认识指导实践，必须采取有效的措施，抓好认识的统一，尤其是各级领导认识的统一，使信息平台建设成为全体员工的共识。三是激励监督机制。这是就信息平台内部建设而言的，要探索建立新型机制，激发员工创造的激情，保持他们创新的活力。如信息平台岗位体系、考核体系、分配体系、服务体系、质量体系及机制都应及时研究考虑。
　(三)保证工作人员的素质
　开发信息产品就像沙里淘金，必须经过深加工、精加工，才能找到适用对路的精品。这就要求信息平台工作人员要具有良好的知识结构，善于发现和研究新情况、新问题，善于从繁杂的原始信息、初级信息中敏锐地捕捉、提炼信息精品。我们刚刚脱离计划经济的襁褓，就内部管理基础而言，各出版集团大部分存在基本管理数据尚不齐备、业务流程较混乱，没有一套完备的规章制度和实时管理报表等问题。可以认为，用“包罗万象、头绪纷繁”来形容出版集团信息平台建设项目是毫不为过的，因此，信息平台的规划和实施不仅需要信息技术方面的知识，更需要企业战略管理、营销管理、编辑出版等各方面的业务知识。信息平台工作人员最好包括精通和了解各个不同细分专业领域的人员。
　(四)明确建设重点
　出版集团信息平台建设是一项战略性的系统工程，必须有整体解决方案，即具有系统性、前瞻性、长远性的建设规划，并且遵循一定的方法和程序分步进行，不能急于求成。如其中的业务数据系统，它对出版集团的内部管理基础和数据基础要求甚高，实施难度大，刚性强，国内很多产业集团花巨资导入，尚且因为引进购买的软件功能不够完备，功能间集成能力较差而不能取得完全满意的效果，以各出版集团目前可能的人力、物力投入，产生的效果可以预见会与我们的期望值有一定的差距。因此，对信息平台建设强调“统筹规划、措施具体、管理到位、分步实施”是十分必要的。

摘自：《出版广角》2004/02

本版责编：江蕾

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