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图书项目管理的主要内容

赵学军（郑州大学出版社）

2004-09-29 17:13:02 来源：

　20世纪60年代以后，随着全球经济一体化、信息一体化趋势的不断增强，项目管理提供的新的、充满活力的管理手段，改善了对各种资源配置的方法，并在西方的建筑、军事、航空航天、IT业取得了巨大的成功，也引起了出版业的关注。在我国，图书出版的市场化程度逐年提高，图书出版的利润空间逐年减少，出版社的粗放管理也明显限制了出版社的发展，采用精细的、科学的管理方法是出版社发展的关键。项目管理在明细预算和精细管理方面有得天独厚的优势，在出版社图书出版活动中引入项目管理有理论和实践的双重意义。
　作为一种管理手段，项目管理提供的是通用的原则和方法，具体到某种行业，则需要结合行业的特点。根据出版业的情况，在全面研究项目管理知识体系的基础上，提出图书项目管理主要内容。
　一、图书项目的动态管理
　1．项目的初始调研过程
　项目的初始调研过程的任务包括：确定图书项目组成员、确定图书项目界限、初步确定出版项目计划，进行项目可行性调研。初始阶段的成果是图书选题立项申请书。图书选题立项申请书包括此类书的市场份额、竞争对手所占的市场份额、本出版社同类书的销售情况、作者的影响力、读者定位和潜在读者，从而确定是否申请立项。
　2．图书项目的计划审定过程
　图书项目的计划审定过程的任务包括：建立WBS计划、确认出版流程、确认出版详细计划、确定项目计划基线等。阶段成果是选题论证书。选题论证书包括具体书名的确定、作者的选择、交稿日期、成本、利润、责任编辑、出版周期、图书宣传及发行的方式等情况。此过程，要充分考虑到各种市场因素的影响，考虑风险成本，使出版项目预算更科学，更合理，更合乎实际。
　3．图书项目的出版实施过程
　图书项目的出版实施过程的任务包括：组织和协调人力资源和其他资源，组织和协调各项任务与工作，激励项目团队完成既定的工作计划，按时按质出版图书。一旦出版社采纳了项目组的论证书，便进入了出版流程，要经历诸如申报选题、签订合同、编辑加工、校对、印刷、发行等环节。项目开始实施，要综合运用各种项目管理的科学方法，如项目成本估算中的工料清单法、项目时间管理中的绘制甘特图法、项目成本控制中的挣得值分析法、项目质量控制中的绘制帕累托图法等。
　4．图书项目的控制分析过程
　图书项目的控制分析过程的任务包括：制定标准、监督和测量项目工作的实际情况、分析差异和问题、采取纠偏措施等管理工作和活动。图书生产的进度、费用、质量及风险因素在项目实施过程中与计划有偏差是难免的，出版社项目管理办公室应及时监督并与项目负责人沟通进行纠偏(也叫变更)。PMBOK(项目管理知识体系)中定义了五种控制：范围变更控制、进度变更控制、成本变更控制、质量变更控制和风险监督与控制。图书出版中的一个或数个因素发生变化就影响到其他因素的变化，如图书范围的变化直接关系到进度、质量、成本的变化；出版项目的变更控制要统筹兼顾、统一考虑。
　5．图书项目的结束总结过程
　图书项目的结束总结的任务包括：完成出版项目移交准备工作、完成出版项目结束和移交工作计划、总结出版项目和完成出版项目文档等。在图书面市后，还应及时收集反馈信息，了解此类书系的销售情况、读者意见及建议，以便作进一步的修订、完善。
　二、图书项目的静态管理
　图书项目管理的静态知识领域包括九个方面：综合集成管理、范围管理、时间管理、费用管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、风险管理和采购管理。
　1．图书项目的综合集成管理
　图书项目的综合集成管理包括：制定图书项目的集成计划(或叫综合计划，如进度计划、质量计划、成本计划、采购计划等)和控制变更(项目集成管理的一个重要内容是全面控制这些变动或变更)，综合平衡并编制出能够协调和综合这些专项计划的项目集成管理工作。
　2．图书项目的范围管理
　图书范围管理的内容包括：图书出版、营销工作所包括的各项工作的确定、实施和核实。操作方法是编写正式项目范围说明书作为将来项目决策基础的过程；将项目集成计划付诸实施，将计划分解成阶段目标(WBS)和使项目集成计划转变成项目产出物；根据项目的实际情况、项目的变动要求和项目范围管理计划，运用项目范围变化控制和各种变动的应急计划等方法，按照集成管理的要求去控制和管理好图书范围的变动；正式表明利害关系者(项目成员、作者、读者等)对项目范围的验收。
　3．图书项目的时间管理
　图书项目的时间管理的任务是：给出出版活动顺序，即分析确定工作之间的相互关联关系，作出准确的顺序安排，以便制定出可以完成的图书出版进度计划并进行时间控制，保证图书出版按时完成。经常采用的管理工具包括：甘特图、里程碑表、网络技术方法和计划评审技术等。
　4．图书项目的成本管理
　图书项目成本管理的任务包括：确定出版项目需要投入的资源种类(包括人力、印制材料、资金等)、项目资源投入的数量和项目资源投入的时间，从而制定出图书项目资源供应计划的项目成本管理活动；涉及根据图书的成本估算为项目各项具体工作分配和确定预算和费用定额；通过项目费用管理，尽量使项目的实际成本控制在计划和预算范围内。可采用的管理工具包括：费用估算技术、曲线法、生命周期费用分析技术和费用预算技术等。
　5．图书项目的质量管理
　图书项目质量管理的主要任务包括：图书质量计划，是指确定所出版图书应该达到的质量标准和如何达到这些质量标准的工作计划与安排。质量控制，对项目各种结果进行监督，检验这些结果是否符合有关的质量标准，并找出办法以消除那些造成不良后果的原因。质量保证，指在图书组稿、编辑、印刷、发行过程中严把质量关，以便有把握使项目能够达到有关的质量标准。经常采用的管理工具包括：质量标准控制技术、基准点法、流程图表、帕累托图分析等。
　6．图书项目的人力资源管理
　图书项目的人力资源管理工作包括：采取内部和外部招聘的方式确定项目成员并分配工作，努力提高项目管理班子作为一个集体发挥作用的能力；选取适当的管理模式，提高项目组的运行效率。采用的管理工具包括：组织结构优化团队建设技术和责任图法等。
　7．图书项目的沟通管理
　图书项目沟通管理的内容有：策划、编辑、发行等项目干系人对于交流和沟通的要求，信息的内容以及交流的方式；出版社、著作权人、合作方及读者之间的信息沟通和反馈。
　8．图书项目的风险管理
　图书风险管理的内容有：风险识别，包括确定风险的来源和确定哪些风险事件有可能影响本书；风险量化，估计可能发生的后果的范围及其发生的可能性大小；风险回避，确定对风险采取的回避措施和对威胁采取的减缓步骤。随着图书市场由卖方转向买方，图书出版的风险与日俱增。图书的内容、装帧、定价、出版时机、读者定位、宣传推广等方面的策划和实施都存在一定的风险，稍有不慎就可能导致出版项目失败。风险管理的常用工具包括：情景分析法、统计分析技术、决策树法、蒙特卡洛分析法等。
　9．图书项目的采购管理
　图书项目采购的内容包括：明确图书生产在什么时间，需要采购什么纸张等材料和怎样采购这些材料，编制出详细可行的项目采购询价、订货、签订合同，以确保采购的各种资源能够在需要的时间达到确定利害关系者对于交流和沟通的要求。主要涉及的管理工具和技巧有：合同管理技术、预算技术、谈判技巧等。
　把项目、项目管理与图书出版活动结合起来，将项目管理研究的成果运用到图书出版活动的具体运作之中，在西方国家较为普遍，在我国还是一个创新的研究，处于论证和探索阶段。出版社可以根据图书项目管理的内容对传统的图书出版流程进行梳理和再造，重新定义不同岗位的职责和权利，并通过开发、使用相关软件，使得整个出版社管理更加适时、透明、高效，更加贴近市场，以更好地控制和有效地利用现有资源。

摘自：《中国出版》2004－07

本版责编：江蕾

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