推进出版财务管理信息化势在必行 - 《大学出版》杂志

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推进出版财务管理信息化势在必行

北京师范大学出版社张其友

2006-04-12 14:03:15 来源：《大学出版》2002年第1期

　我国加入WTO以后，出版业随之将融入全球出版物的生产和市场一体化的大潮。作为出版业管理核心内容的出版财务管理，其管理水平与管理质量的尽快提高，已经成为当前出版单位管理工作中的紧迫任务之一。财务信息失真，难以为科学决策提供依据；监控不力，缺乏事前的科学预测、事中的严格监督与管理；出版财务管理与经营业务严重脱节；资金散乱，难以集中调配，使用效率低下等，诸如此类的问题在出版单位内部都不同程度的存在，并成为影响出版单位在新经济时代实施规模化、集约化经营发展战略的瓶颈。因此，如何提高出版财务管理水平，增强出版单位改革发展的动力，是当前我国出版界共同关心的问题。而实现出版财务管理信息化则是提高财务管理水平的重要措施之一。
　一、电子商务的兴起，将推动出版财务管理方式的变革
　所谓电子商务，是指在实物经济的基础上，利用计算机系统通过计算机网络技术，将销售和客户之间的服务信息进行传递的电子服务方式。即电子商务＝互联网+商务+服务。它将企业与企业之间、企业与客户之间、企业内部各部门之间连接起来，使彼此之间的距离减小为最短，从而节省大量经营费用，提高工作效率。应用电子商务进行出版财务管理是实现出版财务管理信息化的重要组成部分，也是出版单位实现现代化管理的重要标志之一。目前，我国大多数出版单位正在积极通过电子商务的应用模式实现财务管理信息化。电子商务的快速发展及运用必然会对出版财务管理方式产生巨大的影响，并引起巨大变革。其表现是：
　1电子商务将创造出版单位的集中式财务管理的条件
　出版单位电子商务的开展，使得出版单位经营中的时空距离大大缩短。这样，出版单位的经营越来越多地依赖于客户(如纸张材料供应商、版权贸易商、出版物作者、出版物印制厂商、出版物批发或零售商、货运物流商等)，其业务的分布将由全国走向世界。而出版单位的经营决策者(包括社长、总编辑、总经济师、财务总监等)可以利用电子商务的互联网络技术基础随时随地将出版单位在全国乃至全球的各种信息置于掌握之中，从而为集中式的财务管理创造了很好的条件。所谓集中式财务管　理，是指出版单位(集团)总部对所有分支机构实行财务计划统一安排，财务信息即时反馈，经营资金集中调配，财务预算统一监控。在集中式的财务管理方式下，出版单位(集团)最高决策层无论身在何处都可以利用网络财务系统查询到整个单位(集团)的资金信息与财务状况，有利于监督本单位和客户的资金往来情况。财务部门可以根据汇总的有关财务数据对某一运行期间的财务状况进行整体财务分析，及时为出版单位(集团)的决策层提供真实、准确的资料信息，从而有利于决策层做出科学的宏观调控决策。而集中式财务管理不仅可以保证资金的安全，提高资金的利用率，还可以节约大量的劳动力和资金成本；另外，由于获得信息较为容易，使得信息成本也比较低廉。
　2电子商务将引起动态财务管理
　在以往传统的运作模式下，出版单位所进行的财务管理是一种静态财务管理，管理的依据是事后反映的静态财务会计资料及其它相关部门的资料，造成“财务管理跟着会计核算走”的现象，也就是事后管理，使财务控制和财务监督流于形式，难以为决策层及时提供高质量的经营预测与决策的依据。而在电子商务环境下，通过网络技术可以动态地跟踪出版单位每一项经济活动，缩小了传统的时间和空间概念，会计核算也由传统的静态核算转变成为事中的动态核算，从而使每一笔经济业务的发生能够立刻反映为经过归类、分析等程序处理的会计信息，由此提高了会计信息的价值。所有动态财务会计信息的即时生成，导致了电子商务环境下财务管理从静态向动态的转变。在动态财务管理方式下，出版单位财务管理者可以随时了解和掌握出版单位的经营和财务的真实状况，迅速而准确地做出决策反应，从而将出版单位财务风险降至最低限度。
　3电子商务可实现在线财务管理
　在电子商务运行模式下，每个财务管理人员将不再面对算盘、计算器和纸张的账本，互联网上的计算机就是他们的工作台，所有的工作均可在这个工作台上完成，即财务管理人员可以根据动态财务会计信息，在网上及时地做出反应，部署经营活动和做出财务安排，从而实现在线财务管理。此外，在电子商务环境下，各种财务审批可全部在网上在线进行；财务管理制度可以实现在线更新；财务管理人员既可以在网上在线查询各种法规政策，也可以利用网上的教育系统实现在线学习新的财务知识和财政法规，接受业务培训，提高服务质量。
　4电子商务将使出版单位协同化财务管理成为可能
　所谓协同化财务管理，是指在电子商务环境下，出版单位财务管理活动与生产经营活动的协同处理。协同化财务管理是出版单位管理所追求的一个目标。电子商务的开展和广泛运用使得协同化财务管理成为可能。具体来说，协同化财务管理包括出版单位内部编辑、出版、发行和行政管理业务的协同；出版单位与材料供应商、印刷装订厂和出版物销售客户等供应链的协同；以及出版单位与网上银行、网上保险、网上报税等社会部门的协同三个方面。在这些协同化财务管理系统中，一旦业务活动的产生伴随有财务信息，就必须将这些信息及时地处理，并将处理的结果及时反馈给业务系统，保证财务业务的协同处理并生成各种管理信息。这种协同化财务管理方式能够消除财务与业务活动运作上的时间差，从根本上改变财务管理与业务管理互不对称，互不同步的滞后现状，使出版单位的财务资源配置和业务运作协调同步，资金流与物流的畅通。从而实现全部出版资源配置最优化。
　5电子商务有利于拓展出版单位财务管理的空间
　在电子商务开展以前，出版单位的财务管理工作仅局限于整合内部的财务资源，即财务管理工作的重点在于本单位内部的所有财务资源。如何合理配置出版单位内部财务资源，使之产生很好的经济效益，这是传统的财务管理人员的职责。而在当今网络经济中的电子商务环境下，出版单位经营越来越多地依赖于市场、材料供应商、客户、国家经济甚至全球经济的变化。尤其是我国加入WTO以后，出版单位在网上的财务活动(包括资产经营和资本经营)将会日益增多，例如，进行网上销售、网上材料采购、网上结算、网上理财、网上证券投资等，这些网上财务活动的开展拓展了出版财务活动的空间。财务管理人员在进行财务预测与决策时，再也不能仅仅局限于出版单位内部的财务资源，这是因为一项出版财务活动的开展及完成要涉及到多种外部财务资源。财务管理人员将会更多地关注整合、优化配置出版单位外部财务资源，如优质且价格合理的销售服务、印制服务、纸张材料的选择，信誉度较高的客户的遴选，回报率高且风险较低的投资项目的确定等，从而实现财务决策的科学化和最优化，这即是外部化财务管理。
　二、大力应用计算机信息技术，加强和改善出版财务管理
　加强和改善出版业的管理要有新思路、新方法，要针对当前出版单位财务管理中存在的主要问题，从加强出版单位财务管理的信息化入手，把大力推广运用计算机网络技术和统一的财务管理软件，作为现阶段加强和改善出版单位财务管理、促进管理创新的突破口。
　1财务管理为中心，推进出版单位计算机网络技术的应用
　出版单位的财务信息是各类经营信息的交汇点，也是支撑其经营决策的基础。出版单位的经营管理以财务管理为中心的理念，已成为目前出版界的共识。计算机网络技术和统一的出版财务管理软件是先进的管理思想、管理模式和管理方法的有效载体，也是实施出版单位资金集中管理和有效监督控制的必然选择。出版财务管理软件的推广使用，不单纯是推广软件本身，更重要的是推广一种科学、先进的管理理念、管理方法和管理技术。出版业要借鉴国内外一些企业的成功经验，遵循出版业信息化发展的一般规律，从财务管理、选题申报与审定管理、编辑业务管理、纸张材料管理、出版物印制管理、储运管理、销售管理等由易到难的环节逐步推进。要按照“总体规划、分步实施、突出重点、先易后难”的原则，组织计算机信息技术力量，依次开发运用财务、编辑、出版、采购、储运、发行销售等管理子系统，逐步实现资金流、信息流、物流的集成。
　2从薄弱环节入手，建立起以出版财务管理为核心的内部信息管理系统
目前，我国相当一部分出版单位在材料采购、出版物印制、发行销售、成本核算等环节的财务信息时效性较差，会计信息质量较低。造成这些现象的一个重要原因是管理手段落后，犹如一辆马车行驶在高速公路上一样，很难适应当今信息时代飞速发展的形势。如果出版单位不能尽快解决好此问题，必将要被激烈竞争的市场淘汰出局。通过采用计算机网络手段和统一的财务管理软件，犹如机车配置了智能加速器，可以将过去繁琐的会计数据加工、财务分析、财务决策模型的建立与应用以及人工无法做到的基础性管理工作和“人盯人”的监控方式，借助于计算机管理软件的应用予以取代，使管理工作的“手”伸长，“眼”变亮，透明度增加，工作效率提高，特别是财务规章制度可以通过计算机程序固化，减少了人为的因素，变成硬性约束，从技术上解决了信息不及时、不对称和监督乏力、管理滞后等问题，从而保证出版财务管理的科学性，提高管理效益。
　3积极推进出版单位财务与业务一体化的工作
　出版财务管理的最高层次是出版业务和出版财务的一体化。因此，应用统一的计算机财务管理软件，实现财务信息与编辑、出版、发行的业务流程一体化，是出版单位内部信息化发展的基本方向。出版单位应结合实际，通过引进、开发和运用统一的财务与业务一体化的综合性管理软件，逐步实现生产经营全过程的信息流、物流、资金流的集成和数据共享，保障出版单位的预算、决策、监控等财务管理工作的规范化、高效化。
　三、一个亟待解决的问题
　随着IT产业的迅猛发展，计算机信息技术在出版业的应用越来越广泛，其推动出版业的快速发展，提高包括出版财务管理在内的各项管理工作的管理水平的作用正在充分得以显示。但是，我国出版业在对出版财务管理软件的开发与应用方面，与当今信息技术飞速发展的速度还很不相适应。目前，我国各出版单位的财务管理方式和管理办法虽然有所不同，但所执行的会计准则和财务制度则完全是一致的。所以，在出版行业开发、确定几个经有关专业技术部门审定通过的财务管理软件，供出版单位选择使用是非常必要的。而现在我国各出版单位在计算机财务管理软件的应用上仍处于各自开发、各自引进的无序状态。社会上许多软件开发公司瞄准这个市场，积极介入，使得近年来各种版本的出版财务管理软件纷纷问世。由于出版业没有评审机构对此进行审查把关，使得出版单位面对标准不一，性能各异的各种出版管理软件产品无所适从。即使要引进，也只能根据开发公司的介绍进行选择，其结果往往是软件的实际功能与原来所介绍的有很大的差距。许多单位为了加强和改善财务管理，不惜投巨资引进管理软件，少则几十万元，多则上百万元，但由于引进了性能不全、技术落后的管理软件，难以适用，再加个售后服务质量差等因素，不得不中途下马。出版财务管理不仅未能得到加强与改善，而且造成了经济上的巨大损失。在整个出版业，由于经营管理者思想认识的不到位，或者是没有理想的出版财务管理软件，目前还有相当部分的出版单位的财务管理仍旧停留在手工记账、算盘或计算器核算数字的水平上，有的即使使用了计算机，也只局限于部分业务工作，而未形成完整的系统。财务管理手段的落后，严重影响了出版单位生产经营的科学管理和事业的发展。
　面对我国入世后的激烈竞争与挑战，解决出版业以现代信息技术加强和改善出版财务管理的问题已经迫在眉睫。出版界期盼着高质量的、科学的、适用性强的出版财务管理软件尽快问世，同时也希望国家新闻出版行政主管部门对此能够给予关注，组织力量，对出版财务管理软件的开发和使用加强管理与技术指导，规范市场秩序，引入竞争机制，建立审定制度，开发出高质量的管理软件，以满足出版单位应用计算机信息技术进行财务管理的需要。
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来源：《大学出版》2002年第1期

本版责编：金洋

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