如何做好出版社办公室主任工作 - 《大学出版》杂志

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如何做好出版社办公室主任工作

娄铁军

2006-04-12 14:08:19 来源：《大学出版》2002年第1期

　社办公室是协助社长及其他领导进行行政管理的综合服务部门。办公室工作既有承上启下、协调左右、内外联系的纽带作用，又有传递信息、研究政策、提供领导决策的参谋助手作用。由这两方面的作用就决定了办公室的工作具有从属性、事务性、被动性三个特点。
　1从属性——从属中又寓有原发性
所谓办公室工作的从属性，就是要按照党和国家的出版方针、政策以及办社宗旨和社里的规章制度，在社长的统一指挥下开展工作。也就是说，办公室主任的工作必须服从于全社工作的大局。强调从属，也就是强调办公室主任的组织性、纪律性。但绝不是社长说一句，就干一点，不说了就等待；而是领导交办的事，自己要主动思考，采用什么样的方法、什么样的技巧，怎样把事情办好。同时，要根据实际情况，开动脑筋，搞好社办日常工作；还要搜集情况，及时向社长及其他社领导反映，并对有些工作提出建议。这就是所说的原发性。
　2事务性——小事当大事做
社办公室主任的工作大部分是繁杂而琐碎的事务性工作。在一定意义上说，办公室主任的工作就是出版社的后勤保障工作，就是对一线工作岗位的服务工作。这些工作做好了，能使社领导集中精力抓大事；能使处于业务第一线的各部门有一个良好的工作环境；能增强全社职工的凝聚力，也能提高出版社对外的形象。繁锁不怕烦，小事不看小，要当大事做。做事要热情、诚恳、细致，不怕卖力气。
　3被动性——要在被动中变主动
办公室主任自己要做的事情，常常事先并不知道，很难在计划与安排之中。偶然发生的事情，往往造成工作的被动。要变被动为主动，如看到来了客人，就主动问有关领导是否要安排食宿、车辆。要有精神准备及时处理学校各部门要出版社办理的事情，为此就应多了解学校工作动态，以提高自己的主动性。
明确了办公室工作的特点，如何做好办公室主任工作呢?我有如下体会。
　1要有“四心”——爱心、热心、诚心、宽心
办公室主任要树立热心为大家服务的观念，诚心确立一种工作责任感。能把工作、情趣和幸福紧紧地与职业连在一起，是很高的境界。有爱心才有追求，有追求才有勤奋，有勤奋才有成果。有了爱心，才会对工作、对群众有热心、诚心；有了爱心，才会严于律己，宽以待人，不争名利，宽心、顺心地去做工作。
　2要做到“四勤”——手勤、眼勤、嘴勤、腿勤
　出版社办公室工作显得多、乱、杂，为提高办事效率，作为办公室主任必须做到手勤、眼勤、嘴勤、腿勤。
为了在有限的时间内有条不紊地把工作安排好，可把工作分成：紧急办理的，顺便办理的，一般杂事可暂时不办的，但是绝不可忘记。工作中出现问题，及时处理、及时解决。日常工作中要做有心人，对经办的事项，来龙去脉都要十分清楚，领导什么时候问起来，都能马上回答。要做到嘴勤、腿勤，绝不能有怕麻烦的思想。只有这样才能为社领导服务好，为全社职工服务好。
　3要提高“九个能力”
　办公室主任要不断提高综合管理能力；孜孜不倦的勤奋自学能力；准确的把握能力；顽强的意志能力；丰富的想像能力；出色的组织协调能力；勇于创新的能力；敏捷的思维能力和果断的决策处理能力。
　4要记工作日记
　办公室主任大都管线、管物，要做到清政廉洁，不贪不沾。我多年养成一个好习惯，就是每天坚持记工作日记，凡是经手处理过的钱、物、事情都有账、有记录，以备查考。
　5要有宽容精神
　在出版社这个群体中，矛盾也是无处不在、无时不有的。作为一个办公室主任，具有宽容精神是十分重要的。如果想有所作为，就要准备承受责难。对于那些不满意的意见，要善于从积极的方面去把握它和利用它。充分听取群众意见，可以获得更多的信息，兼听则明；可以知道自己的不足，便于改进。这一切都可以提高自己的工作艺术和办事能力。

［作者工作单位：北京航空航天大学出版社］

来源：《大学出版》2002年第1期

本版责编：金洋

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