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出版社信息化建设十大问题

记者：刘超

2006-07-19 09:07:27 来源：《出版商务周报》2006-7-17

　作为出版机构的“一把手”工程，决策者对信息化建设的了解和重视程度，决定了出版机构信息化建设的投资力度和人员配置状况。

　信息化建设水平不仅影响着出版社经营管理水平的高低，更决定着在信息时代传统出版业向现代出版业进行业务转型的基础的好坏。然而，我国出版业信息化建设现状不容乐观。作为出版机构的“一把手”工程，出版集团与出版社的决策者对信息化建设的了解程度和重视程度，决定了出版机构信息化建设的投资力度和人员配置状况，从而影响着出版机构的信息化建设水平。
　目前，除了一些大社和出版集团，我国的出版机构普遍缺少信息化建设的战略规划，能系统推进信息化建设战略的就更少了。用业内人士的话说，信息化建设这件事情对出版社而言，“说简单也简单，说复杂也很复杂。”说简单，是因为信息化建设的主要问题不外乎缺人、缺资金、缺认识。说复杂，是因为出版社信息化建设涉及到管理变革，要解决从传统的粗放式管理向精细化管理转变的问题；信息化建设还需要多个部门的协同，对某些眼前利益很有触动；信息化建设不仅需要花钱、花精力，还是一个长期工程，其效果难以量化评估。因此，很多出版社在信息化建设方面还没有清晰的思路。
　《出版商务周报》通过调查发现，现阶段业内人士普遍关注的出版业信息化建设，存在着10个方面的问题。

　问题一：缺少战略规划
　出版社信息化建设是“一把手”工程，领导是否重视，决定了一个出版社信息化建设的发展水平。许多出版社对于自身的信息化建设，并没有一个清晰的发展目标，虽然目前许多出版社都在制定“十一五”发展规划，很多中小社并没有将信息化建设作为一个重要的组成部分，而一些大型出版社和出版集团，则较早就确立了明确的信息化建设中长期发展目标。
　2003年至今，高等教育出版社斥资3000万元上线ERP，给全国出版社树立了信息化建设的标杆。该社副总编吴向认为，由于出版行业是内容产业，其产品是内容资源，更易于数字化，在数字化产品的流通和交易上，有着得天独厚的优势，因此出版业应比别的行业更注重信息化、数字化建设，对信息化建设更应该有一定规划。“高教社未来的发展方向就是建立数字化企业，包括数字化管理、数字化出版、数字化学习，以及数字化服务这四个方面的主要内容。”
　商务印书馆将自身的信息化发展战略归纳为“四化二网”，即实现办公自动化、管理网络化、资源数字化、商务电子化，建成外部互联网站和内部局域网。人民交通出版社、建筑工业出版社等出版社等也都在“十一五”规划中，将信息化建设作为一个重要内容进行规划，结合自身特点，采取分步实施，逐步推进的战略。
　人民交通出版社社领导非常重视信息化建设的规划和制度保证。2005年12月，该社“十一五”信息化建设规划通过了社内外专家的评审，该规划确定了“十一五”期间重点实施的信息化建设项目，并对项目预算、实施的机构和制度保障等做了具体规划。中国宇航出版社在“十一五”发展规划中，也将信息化建设提到了重要地位。该社准备逐步实现业务流程的信息化和网络化。

　问题二：信息部门定位不清
　目前，出版社对信息中心功能和定位的界定差异较大，社领导的重视程度不一，有的出版社在人员配备和资金、政策支持上都比较重视，而有的出版社没有单独的信息部门，只是将计算机管理人员放在社办或总编室管理。
　建筑工业出版社信息中心主任魏枫介绍，早在2002年，该社社长赵晨就亲自带队，成立了一个信息化领导小组，统一领导，实行制度化管理。2003年又成立信息部，相继颁布了《出版社信息管理办法》和《计算机管理办法》等管理规章。商务印书馆的信息化建设也起步较早，2003年成立信息化领导小组，由总经理杨德炎任组长。
　目前，由社领导牵头成立信息部门的出版社还不是太多。一位出版社信息中心负责人坦言，有的出版社领导对信息化建设不了解，因此也不太重视。由于信息部门不像业务部门，不能直接创造效益，这个部门谁都认为很重要，但谁都不重视，虽然希望能对整体业务起到很大支撑作用，但往往又不愿意投入，因此在信息部门工作往往吃力不讨好。
　人民交通出版社信息中心主任姜占峰认为，任何单位信息化建设的专职机构，都不应当将所有精力集中于信息化系统上，“信息中心负责人要有全局意识和战略眼光，一定不能只做救火队员，发展到一定阶段甚至可以外包出去，将精力应放在如何应用信息技术提高出版社各项业务的管理水平上。”
　因此，出版社的信息部门，除日常的网络和信息系统维护外，更应定位于为社领导提供决策咨询所需的各种数据信息，帮助提升出版社管理和业务水平，在成熟的条件下，还可以利用现有资源进行对外服务。
　如有的出版社以公司化模式推进信息化进程，将自主开发的成熟产品推向市场，使信息服务部门变为盈利部门。如商务印书馆2005年成立了北京商易华信息技术有限公司，作为商务印书馆信息化建设的总服务商，该公司也以其信息服务、数字出版、电子商务等业务吸引了不少合作伙伴。电子工业出版社借助自主研发的“出版管理信息系统（PMIS）”，创建了九州时讯公司，并将其推广到人民军医出版社、浙江教育出版社等其他单位。

　问题三：缺少有效的资金投入
　据业内人士介绍，近年来，许多大社都加强了信息化建设的资金投入，建工社去年在人员、软、硬件等方面的投入达到150万元。电子社整体投入1000多万元，人教社投入2000多万元用于信息化建设，高教社的投入已经超过3000万元。
　吴向认为，对于中小型出版社，无论规模多大，都应该重视信息化建设，但不能盲目投入。李国建将目前的投资状况分为三种，一种是大社、大的出版集团通过巨大投资，带来巨大效果，另一种是中型出版社，有一点投入，但不是很大，而最后一种小型出版社，基本没有专门的人才和资金来运作。
　据了解，目前出版社对信息化建设的一般投入流程是，由业务部门提出需求，信息中心进行调研，制定解决方案，估算所需费用，然后向社里打报告申请资金。“社领导觉得合适，就能批，如果觉得贵了，往往就批不了。”一位出版社信息中心主管坦言。
　在软硬件采购上，许多出版社采取招标的方式，对一些大型项目，通过透明采购，在一定程度上节省了开支。以人民交通出版社为例，目前该社软硬件采购金额超过20万元以上的，都要通过招投标进行。
　西方发达国家的企业对信息化的投资一般为销售收入的3%左右。对于中小型出版社而言，受人员队伍和规模限制，信息化建设投入不可能很大。春风文艺出版社负责信息化建设工作的吕强认为，出版社不是不想采用更先进的系统，但目前市场上能够满足出版社业务需求的系统不多。由于这一块利润较薄，涉足的软件公司也不是很多，而国外的产品又太贵，超过50万元以上软件系统，出版社基本都无法承受。
　中国宇航出版社副总编辑、信息中心主任李之聪李之聪介绍，中国宇航出版社未来计划将上级拨款和本社销售码洋提成的方式相结合，以保证信息化建设所需要的资金。
　“一般来说，如果出版社每年在信息化上投资50万～100万元，或者投入1%的比例，那就很好了。” 商务印书馆信息中心主任刘成勇说。他还提出，有些重视信息化的出版社在投资意识上也存在不少误区，比如，重硬件、轻软件，重产品、轻服务，重使用、轻培训。“其实，买一套软件的过程，就相当于内部思想改造和交锋的过程，需要出版社领导一把手的强力支持，不能遇到问题绕着走，否则后患无穷。”姜占峰对此也深有感触。
　姜占峰介绍，目前市场上比较成熟的出版管理信息系统的价格都在20万元以上，如果加上后期维护和二次开发，投入可能还要成倍持续增加，但这个价格对于中型出版社而言不算高，因为使用信息系统而带来的优化管理思想和业务流程的价值会是很显著的。

　问题四：信息管理人员边缘化
　由于不像编辑和发行等业务部门，不能直接产生效益，出版社信息部门往往不太受重视，信息管理人员在社里处于一种边缘化的尴尬地位。
　有的出版社信息化工作只设一个岗位，挂在别的部门下。“出版社一般将信息部门视为服务部门，而不是科技和科研部门，员工待遇不高，这里科技人才很多，知识含量很高，但得不到重视。”一位信息中心负责人表达了自己的无奈。
　和许多小型出版社不同，许多大的专业出版社和出版集团对信息化人才非常重视。出版社信息主管也越来越多的进入公众视野。人民教育出版社信息技术中心主任焦民，还被《IT经理世界》评为“2005年度中国优秀CIO（首席信息官）”，这是我国出版界获此殊荣的第一人。但从整个行业而言，出版社的信息部门主管，还没有能作为真正意义上的CIO，参与出版社的经营管理决策过程，更多的还是以服务者的角色出现。
　信息中心的人员配备情况往往与出版社发展规模密切相关，不仅反映出领导的重视程度，也决定了该部门能发挥多大作用。以人民交通出版社为例，该社参与业务系统开发的人员前后加起来有十几人，目前信息中心完全做社内日常信息化工作的有3人，还有6人正在进行年底即将上线的系统的开发工作。上海世纪出版集团旗下的易文网，目前有20多人，除了负责易文网的业务，集团下属的十多家出版社的网站，从前端到后台，都由他们进行维护。

　问题五：技术还需管理支撑
　出版社的信息化建设更多的涉及到的是管理方式的变革，除技术推动外，更多的需要管理方式的变革和制度保障。李国建认为，出版社的信息化建设首要任务是服务于管理决策，是建立在现代化精细管理的基础之上的，因此需要管理支撑，并与相关的管理制度相配合，作为整体考虑，便于进行目标考核，否则就失去应用的意义了。
　高教社在ERP系统开发上线过程中，由出版社各部门主任组成了专门的系统专家小组，保证了系统的测试时间和实施进程，使系统能够在预定时间内成功上线并顺利运行。人教社ERP上线之初，组织了一个20多人的项目小组，包括社领导、各业务部门骨干，和信息技术中心一起协调各方问题和矛盾。为了协调解决ERP上线的种种问题，社领导先后主持召开了8次会议。
　江苏人民出版社王旭负责过该社的信息化建设工作，他认为，出版社内部管理制度的制度化、标准化、规范化，是前期必须打好基础的环节，信息化只是最后一步。只有对内部业务流程进行严格规范，才能产生效果，否则，像小作坊一样的粗放式管理，即使上了软件系统，也无助于提升业务水平。
　李之聪坦言，现在中国宇航出版社比较挠头的一个问题是，管理变革和信息化建设，究竟由哪一方主导比较好，是用先进的管理方式重组业务流程，再实施信息化，还是通过技术变革，推动管理方式和业务流程的转变。如果是技术为先，那么需要不断更新，模式转换变得比较快，同时研发也需要一定周期；如果是管理为先，则涉及到许多传统的流程、观念，人员能否适应也是一个问题。
　信息化建设应更多体现在管理上，将社领导或相关决策机构的管理思想，以技术手段融入到信息化管理系统中。姜占峰认为，出版社的信息化不完全是出版业务流程电子化，而是在此基础上实现数据的高度集成分析决策功能，进而能够达到提高生产率，提高管理水平，增强出版社的综合实力。

　问题六：系统开发有风险
　目前，出版社在管理信息系统开发上，主要有三种方式，一种是软件外包，提出需求，找专业的软件公司进行系统设计开发，一种是购买市场上比较成熟的解决方案，结合出版社特点进行调整，最后一种就是出版社自行研发。这三种系统开发方式都有一定的风险。
　中国标准出版社信息中心主任王伟思介绍，该社原来在应用发行管理系统时，自身的开发力量还很薄弱，因此引进了软件供应商的系统，但后来该公司倒闭了，出版社只有要到了源代码，自行维护，好在目前还能基本保证应用。他认为，还是自己开发最好，如果委托软件上，会有许多矛盾，在沟通上也有困难。电子工业出版社信息中心主任汪荣萍认为，在选型过程中，应多去采用该系统的别的出版社去看看，而不是仅仅听取软件商的介绍。
　但也有出版社信息中心主管认为，自主研发成本太高、费时费力、风险较大、不确定因素较多，中小型出版社，应该选择市场上较为成熟的软件比较合适，在修改的基础上，将自己业务模式向软件靠拢。
　自主开发维护的成本其实不小。有人算了一笔账，一套功能成熟先进的出版社管理信息系统，如果用2年时间开发，至少需要100万元，而系统开发完成后，至少需要2个人进行维护，一个熟练的高级程序员，年薪至少在6到8万元左右，这样一年的费用就达到12到15万元，如果这些钱付给比较成熟的软件公司，一年维护费最多就几万元，有需要时都能上门服务。
　有的信息部门主管认为，那些回款在4亿元以上、员工人数超过400人的大社，如果有实力，可以考虑自己开发，但要严格控制开发周期。在资金注入、领导支持，开发人员的选择上，也都要非常注意。自主开发风险很大，如投入很大但最后不成功，竹篮打水一场空，只剩下一堆代码，责任谁来承担，这需要非常高的战略眼光和很大的勇气。
　选择何种开发模式，要结合出版社实际情况。“出版社应避免贪大求全，”姜占峰认为，不要过于追求最先进的，最先进的未必是最适用的，而且系统开发要从出版社自身实际情况出发，要考虑到员工的信息化水平和自身的资金情况。

　问题七：管理系统亟待本地化
　如果购买市场上较为成熟的软件系统，出版社还面临一个本地化的问题。国内出版社类型不一，系统需求也不太一样，需要对系统进行改造或升级，将通用的系统本地化。此外，越来越明显的集团化、多元化发展趋势，使得对系统的要求也越来越高。
　就整个出版行业而言，图书的品种多、账期长等特点，也使得单书成本核算困难不小。姜占峰认为，出版社信息系统的核心还是在最后的财务管理系统，以往的编印发等数据都要汇总到财务，而财务的核心是成本系统，要做到相对精确的单书成本核算，对系统要求比较高。刘成勇介绍，商务印书馆的管理信息系统一期工程，在国内出版社中首次实现了全流程的、财务意义上的图书单品种核算系统。
　王旭介绍，江苏人民出版社的常销、常版图书较多，许多都需要做预订和征订，以便确定印数，软件系统如果没有支撑，就无法准确把握市场需求，进行成本和效益核算。此外，对于一些长线选题的管理，中途修改了书名或者相关信息，如果系统无法实现动态管理和系统规划，一旦出版周期拉长，很容易出现疏忽和遗漏。目前市场上的许多系统都还不能满足以上这些需求，还需要出版社自行升级。
　姜占峰指出，我国不同出版社间差异性很大，对发书、出库等基本概念，不同出版社定义不太一样，如果购买市场较成熟的出版社信息系统，只是标准模板，几乎所有的系统都要进行量身定做，时间基本不少于半年。要做好适合自己的系统，必须专门组织班子，进行修改，将好的管理方式往上靠，不适合的要修改程序架构，购买成熟软件并不是一个削足适履的过程。
　目前，出版社集团化趋势越来越明显，应用信息技术的水平越来越高。现在很多中大型出版社都是实行集团化运作，下设多种组织形态的公司，如有限责任公司、独立法人、股份制等，财务多账套，要求财务软件必须对各个子公司都能处理，每月有一个统计报表汇总，一个小小的变化，就能打乱整个软件系统需求。

　问题八：信息资源难以整合
　许多出版社虽然组建了内部局域网，也开通了网站，但各个业务系统之间，往往还处于信息孤岛的状态，彼此相对独立，无法进行资源整合，实现信息共享和有效利用。理想的信息系统，应该是数据的采集、提取、分析、统计、决策支持的口径统一，各系统间是平滑无缝的链接，能有较大的扩展性，并能与网站、数字出版等资源进行对接。
　江苏人民出版社上世纪末就已经开始在出版、财务、发行等业务部门应用系统软件，近年也多次升级，但由于多家供应商提供不同系统，部门间还是相对独立，整合难度较大。出版社内部系统无法连通，造成数据重复录入，不光提高了人力成本，也容易降低数据的准确性。
　在信息资源整合方面，高教社走在了前列。吴向介绍，高教社正在研发数字内容管理系统，这个系统将在同一平台上实现内容从采集、存储到发布的数字化和集成化，数字资源可以重复使用，编辑和作者可以在这个平台协同工作。
　商务印书馆已经在向这个方向发展。刘成勇介绍，网站目前更集信息发布与宣传平台、互动交流平台、服务平台和电子商务平台于一体，同时拥有“现代汉语词典”、“四库全书”、“哈佛经管图书”等多个专业性子网站。2005年，网站信息总量超过2000万字，点击量逾200万次。
　经过5年的发展，上海世纪出版集团易文网在信息资源整合方面也做了大量工作。易文网副总编刘奇惕介绍，除窗口展示功能外，网站还为集团下属十多家出版机构提供了后台支撑，已形成了一个网站群。所有的新书信息、相关的电子文本和数据，都汇集到易文网，集团内部可以共享。这些数据每天更新一次，并通过网站和集团发行中心连通起来，为网上销售提供支撑。网站提供的B2B平台，可以向当当网、卓越网等网上书店，提供比传统书店更多的图书信息，并在第一时间发布出去。刘奇惕提到，集团对网站的投入，每年都在一两百万元，如果分摊到下属十几家出版社身上，每年也就在3万元左右，但效果却和自己建网站完全不同。

　问题九：行业标准呼唤统一
　出版社信息化建设水平还受到整个行业的影响，信息标准无法统一，使出版社无法有效整合数据，实现和分销渠道的双向沟通。
　吕强介绍，春风文艺出版社的文艺类图书，尤其需要对动销量有比较准确的观测，但目前发货和退货数据还难以对上，最后都积累到了财务。无论是出版社内部，还是从出版社和书店，都需要有统一的数据接口标准。不了解市场信息，影响发货和回款，不仅耽误了时间，还导致财务、发行、书店和库房的账都对不齐。“其实，许多发货、退货中的费用并不是物流中产生的，而是由于信息无法准确对接，无形中提高了经营管理的成本。”
　中国标准书号在使用中的不标准和不惟一，是中国出版业信息化建设和标准化推行的最主要障碍。这不仅阻碍了市场信息向上游出版单位传递，还造成目前的出版物盲目生产，导致严重的退货积压。
　今年4月1日，新闻出版总署颁布的《图书流通信息交换规则》开始正式实施。该规则定义了图书流通信息交换中的数据元素，并规范了图书出版发行供应链中各企业信息系统的数据接口，各出版社也希望能借助这一规则的出台，加快行业标准化信息化建设。

　问题十：数字出版带来诸多挑战
　数字出版包括电子书、网络下载、手机阅读等多种形式，为了拓展数字出版的新领域，出版社需要更为强大的信息技术平台做支撑，一方面是开发数字内容管理系统，一方面还需将已有内容数字化，并搭建基于网络的数字产品的销售和营销平台。但目前我国的出版机构在这些方面都还需要做很多工作。
　易文网目前已汇集了3000多个品种的电子书，去年该网实现了《汉语大辞典》的网上检索,下一步该网还将把《辞海》搬到网上，培养读者通过互联网使用工具书的习惯。今年7月，商务印书馆也将向市场推出“工具书在线”系统，为读者提供数百种工具书的检索服务。
　中小型专业出版社在数字出版领域也有发展空间。李之聪举例说，由于专业出版社许多产品都是小批量、多品种，基本不进入新华书店渠道，未来可以利用按需出版的形式，根据用户需要确定印数，进行直销。
　一些业内人士提到，不光是社科图书，科技图书也可以有手机阅读的需求，比如工程技术人员、公路建设者，通过将公路桥梁的建设标准输入手机或PDA，在野外测量时不用带书，也可以直接调阅各种国家或部委标准。以上这些应用，都要求出版机构能够有效整合出版社内部的信息资源，同时还要拥有强大的数字内容管理系统。

　信息化建设相关报道链接：
　《出版业信息化水平不容乐观》2005年9月19日《软件世界》用友行业产品经理彭苏南：“现在出版业信息化，基本上是将手工业务转向计算机处理，即大部分出版社还是处于业务电算化和财务电算化阶段。”
　《加快出版社信息化建设刻不容缓》2006年1月9日《中国计算机报》“信息化应用需要出版社全体员工掌握计算机与网络的操作技能，目前我国出版社人员还无法达到这一要求。出版社工程师数量，占总员工人数不到四分之一。”
　《出版信息化：在艰难中前行》2006年1月19日《中华读书报》
　清华大学出版社信息中心杨钢：“清华大学出版社的管理系统，只有30％～40％的原系统是没有调整过的，当然，在这个调整过程中，开发方自然是要收钱才给你改。迫于无奈，很多工作都只好自己来完成。”
　《出版业信息化从经营混乱到无缝连接》2006年1月9日《中国计算机报》“新华书店信息管理系统和物流管理系统应实现一体化，这样业务部门能实时、准确地掌握库存情况，真正从连锁书店的进、销、存、配整个业务环节上进行优化。财务软件系统和业务软件系统应一体化，以便将整个业务的成本、预算、监督等完全置于财务部门的管理之下。”
　《图书分类：流通信息对接不过的一道坎》2006年1月9日《中国计算机报》
中国出版科研所标准化研究室主任朱诠：“这个规则只是从电子技术上实现为图书信息对接做出了规定，如果不解决图书营销分类标准化问题，不解决图书的身份证即ISBN系统中的图书分类既不惟一又很混乱的现状，要实现行业上下游及销售商间的信息相互对接，依然很难。”
　《如何处理出版社信息化建设过程中的十大关系》2006年2月27日《中国计算机报》
　刘成勇：“中国出版社目前的发展现状是管理水平落后于信息技术发展。我们坚持以信息技术促进管理创新，优化管理流程，解决管理制度执行不力、管理的随意性较大等老大难问题。在中国必须强调，利用信息技术促进管理。”
　《数字出版：出版业新革命》2006年6月7日《中国信息化》
　中国期刊协会会长张伯海：“在将来很长一段时间里，传统的出版物和数字出版物将会并存，不会发生二者相互替代的现象，同时,数字出版也必将给传统出版产业带来一场变革。”
　《刘成勇：数字出版是信息化建设的重要使命》2006年5月7日《出版商务周报》
　刘成勇：“对于出版社来说，不是要不要搞信息化的问题，而是必须应对信息技术给传统出版带来的巨大冲击。出版社如果不开展信息化建设，在未来的出版产业链中的位置将令人堪忧。”
　《焦民：中国出版业CIO第一人》2006年5月7日《出版商务周报》
　焦民：“信息化只是一种技术手段，它不可能成为万金油。那些有问题的企业流程，如果没有经过改造就直接转移到系统中来，就会将问题原封不动地带入。”
　《商务印书馆信息化建设大手笔》2006年5月7日《出版商务周报》
　“出版社信息化的过程是一个管理模式转变和业务流程优化的过程，而一个传统出版社要改变其管理方式和业务流程会遇到很大阻力，这也往往成为信息化实施成败的一个关键因素。”

来源：《出版商务周报》2006-7-17

本版责编：江蕾

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