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浅析总编室管理功能的转变与加强

施高翔（厦门大学出版社）

2007-03-08 15:00:57 来源：《科技与出版》2007.2

　总编室的编务工作内容繁多，工作量较大，涉及图书编辑出版整个流程。对于如何做好编务工作，既做好总编室分内的管理工作，又充分发挥总编室在出版社整个运作流程中所处地位的作用，笔者在总编室工作中作了以下一些探索：一是改变观念，树立服务意识。二是充分运用计算机管理，在增加管理内容的同时，提高效率。三是发挥更大的管理作用，推动出版社整体的工作效率。

　改变观念，树立服务意识
　管理工作是总编室工作很重要的一方面，但随着出版行业、总编室管理手段的发展，注重管理的编务工作已慢慢不适应形势发展的要求，不适应出版社领导、内部各部门的要求。对此，我们应转变观念，树立服务意识。按传统的管理模式，总编室所需的各种资料均要各个部门提供，并且重复的内容很多也较花时间，编务人员应充分为这些部门考虑，提高办事效率，让各部门有尽量多的时间用在开发好的选题、制作高质量的图书、发行更多的图书上。总编室在做每项工作时，应考虑对整个社的效率的影响，尽量减少其他部门的工作负担。随着计算机在编务管理中的运用，一些日常的管理工作，也可以更加规范，而且效率很高。

　充分运用计算机管理，在增加管理内容的同时，提高效率
　建立局域网后，出版社各个部门的信息可随时输入到管理系统中，从系统中可查到即时的数据。同时，可按管理系统规范各个部门的工作，社领导可通过网络检查各个部门的工作进展情况。了解整个出版社的经营、发展状况，并根据这些数据提出切合实际的发展目标。
　随着管理系统在各个部门的使用，编务工作在管理系统中也得到了落实。如选题申报工作，以前是总编室的一件工作量十分大的工作，申报年度选题的工作需经过社里多次的论证，每论证一次，选题就得重新调整一次，每次选题的分类、编号、填写数据等工作非常繁重。现在，通过管理系统，由每位编辑自己在网上申报，管理系统自动提醒哪些是必填的数据，否则该选题无法完成申报。管理系统可以按多种方式自动排序、自动编号，删除、增加选题也非常容易，同时可以打印出任意选择项目、排序的表格。各种类型的选题都可各自归类，在社里讨论选题时也较清楚。申报选题现在对于编务人员来说是一项相对轻松的工作。
　又如编发书号和登记出版情况。原来在手工做的时候，编发书号要登记好几个本子，要登记总的书号，登记分类号等，而且经常会出现书号或分类号的重复、漏登等差错，使用管理系统之后。只要输入该书的分类号，系统会自动给出书号，不会出现手工登记的差错。随着编发书号电脑化，我社编印发各个环节更加规范了。手工登记出版情况，不但慢，而且其他部门不易得到出版资料，效率极低。运用管理系统后，这一情况大为改现，出版社各部门都能在第一时间共享出版信息。
　编务的其他工作，只要是日常的工作，我们均已在管理系统中体现。由于编务工作的新内容还在出现，我们均适时地纳入到管理系统中。

　发挥更大的管理作用，推动出版社整体的工作效率
　随着社会整体效率的提高，出版社的工作节奏也要加快。对此，总编室更要注重发挥管理作用，以推动出版社整体的工作效率的提升。从管理系统中的编务环节来说，如编发书号、登记出版情况，可为发行部门提供尽可能快的准确的出版信息，督促仓储部门尽快将图书入库、与财务部门的数据核对等工作，为发行部门尽早安排图书的发行工作争取时间。而且在登记出版情况时，对各类图书作了项目分类，如设置了最新图书、重点图书、教材等，发行部门可以得到尽可能多的图书信息。如还想了解更多内容，可查该书的内容简介、作者简介等。

来源：《科技与出版》2007.2

本版责编：江蕾

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