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基于总编室功能的数字化管理系统

王安琳　毕海滨（北京师范大学出版社）

2007-11-29 15:21:43 来源：《科技与出版》2007.11

　数字技术的广泛使用正在对出版业的发展产生深刻的影响，一方面，数字信息技术能够极大地提高传统出版业的管理水平，出版社可以借助数字技术，提高效率，降低成本，扩大规模，大幅度地提升管理水平；另一方面，数字技术能够极大地拓展出版的市场空间，形成新的商业模式，有良好的发展前景。利用数字信息技术提升出版流程的管理水平，是我社近年来努力实施的工作。从2005年开始，我们针对出版社总编室的工作，对书稿流程的管理工作进行了一系列的数字化改造，初步实现了数字化、网络化。
　出版社的总编室承载着对选题、书号、书稿的流程以及编辑工作量和稿费编辑费用等进行监控和管理的功能，是连接编辑和总编辑之间工作的桥梁。在传统的管理模式下，总编室很难对上述工作实施有效的监控和沟通。像我社每年出版新书近千种，重印书达两千多种，每种书稿从发稿到付印，中间要经过几十道环节，因此，具体到某一部书稿进展到什么程度，处在图书生产链中的哪一个环节，总编室都无法实时监控，要想了解书稿进度或书稿运行中发生了什么问题，只能召集会议请各责编具体汇报。此外，选题和书号管理有很大的随意性，管理效益很低。随着计算机的发展和普及，社里多次提出信息化的构想，为每一位编辑都配备了计算机，连接了Internet宽带网，但是由于没有适用编辑工作的软件，所以始终无法与编辑的日常管理工作挂钩。计算机和互联网的配置，虽然为实施数字化管理提供了良好的硬件条件，但是，要让这些先进的技术手段在出版社管理中发挥作用，还要开发与本社书稿流程相适应的数字化管理的软件系统，搭建与编辑的日常工作紧密结合的数字化平台。
　总编室在数字化管理工作中的功能主要体现在：①书稿流程管理的数字化，包括出版物选题申报和书稿进度的实时监控、稿件的审批管理(三审、三校、专家外审)、书号分配、发排和校对等生产流程数字化管理；②编务管理和编辑工作管理的数字化，包括编辑工作、样书(样刊、样盘)及稿件档案、稿酬发放、版权合同、编辑工作量的统计管理等。要完成上述管理功能，必须建立统一的数字化管理平台。就目前我社的数字化程度来说，暂时还无法实现编辑加工的数字化，但也不能等着完备的数字化平台建立起来后，再进行全程管理的数字化。所以在现有的条件下，从管理入手，对书稿的流转以及审批管理环节率先进行数字化改造不失为一个很好的切入点。
　对从书稿到成书的全过程进行数字化的实时监控，是提高管理效率的有效途径。这个生产流程虽然各个出版社都是大同小异，但管理模式上却大相径庭，因此软件公司开发出的通用管理软件很难直接拿来就用。我们结合总编室日常工作和我社图书生产流程和管理模式的特点，设计了适合目前以纸质书稿为主的书稿流程网络化管理系统，开发了选题管理、发稿流程管理、发排流程管理、稿费和编辑费用结算管理等功能模块。在每一个功能模块下，按照我社的管理程序，根据编辑工作的需求，又开发了一系列子模块。各模块的功能简介如下：
1．选题管理模块
选题管理模块包括选题申报、选题维护等子模块。在设计选题申报模块时，我们按照总署申报选题的要求，考虑编辑工作的需要，对能够进行选择的项目，如选题分类、类型词等，都设计了下拉菜单，供编辑选择，这样不仅节省了编辑的时间，方便编辑申报，还增强了选题申报的规范性。2006年我社一共要申报选题1100多种，当时正值春节放假刚结束，上班后离上级主管部门要求申报截止的时间只差两天，总编室将工作布置下去后，给编辑的时间也只有一天半。由于预先设计好了申报程序，编辑利用申报系统，按时完成了各自的申报工作。总编室再用半天时间进行汇总，并打印成册，及时将选题申报的纸质表格和电子表格报送到主管部门。选题申报系统在这次时间紧、任务重的情况下，发挥了重要的作用。
　2．新书发稿管理(三审)模块
　新书发稿流程的管理模块包括编辑初审发稿、复审和终审等子模块。在发稿流程中，总编室的作用是中转站，是流程中的关键节点。由于目前我社的编辑加工工作还没有实现数字化，书稿仍是以纸介质形式流转，所以在设计发稿流程管理模块时，既要考虑流程运行的畅通性，又要考虑实际纸质书稿运行的合理性。
　2005年以前，我社的CIP申请工作设在信息中心，没有专人管理。总署的CIP数据中心早已经升级为宽带申报，我社还是沿用拨号申报。责
编填写CIP申请单后，放到信息中心，什么时候拨通了号由信息中心的人员把相关数据再录入一遍，发送出去，手续既慢又烦琐，经常出现图书要印装了CIP数据还没有申领下来的情况。在进行书稿数字化管理工作改造的同时，总编室还将申请CIP工作纳入到书稿流程管理中，向CIP中心
申请了宽带申报系统软件。书稿一配上书号，总编室管理人员就将申请CIP数据的有关书稿信息直接从系统中复制到申报系统中，发送到CIP中心，常常是书稿还在发排流程中时，CIP数据就收到了。这样一方面减轻了编辑的工作，不用再填写CIP申请表；另一方面也保证了图书的按时出版。
　3．发排流程管理(三校)模块
　书稿进入发排流程，就由总编室管理转入到出版部管理。由于书稿的运行是在统一的数字化平台上，所以书稿在发排流程中进入到哪个阶段，在书稿状态中都能清楚显示，一方面总编室仍然可以进行实时监控管理，另一方面也便于社领导和负责生产调度的部门查看。在三校结束后，进入质量检查环节，再进入核红和核蓝图，在营销部确认了印数后，书稿就进入了付印阶段，此时，总编室对书稿的全程监控也全部完成。
　4．费用结算模块
　所有与图书有关的费用结算也属于总编室的管理职责范围，通过与财务部协商，我们设计了费用结算的数字化管理模块，包括稿费、编辑费、项目启动经费等。责编在网上填写稿费申请单，书名、选题编号、字数等相关数据都在系统中，责编可以方便地调出。填写完后连同合同复印件一并提交总编室，总编室根据合同审核后，提交有关社领导审批，最后财务部门负责人确认稿费数目及所交税款数。领取稿费时，作者只要报出姓名，提交身份证号，财务人员就可以方便地在稿费支付系统中查找到本人，打出单子，签字领费。
　5．编辑工作量统计模块
　编辑工作量统计模块，是对编辑工作实施管理的基础。鉴于目前编辑管理的数字化功能还不完善，所以主要依赖编辑自己申报来实施工作量的统计管理。随着我社的数字化管理水平的提高，编辑工作数字化程度将会提高，编辑工作量统计的管理也会更加科学合理。
　目前我社正在运行中的书稿流程的数字化管理系统，具有以下特点：
　1．与书稿的实际运行紧密结合，大大提升了对书稿流程的监控管理功能。该系统充分利用计算机管理和网络管理的优势，设置了对书稿状态实时监控的窗口，随时可以查询书稿运行的实际情况，社领导也可以随时了解全社书稿运行状态，以便进行统一监控和管理。书稿的运行不再是任意的或者盲目的，而是根据市场情况和订货需求，实时调整书稿运行状态和生产进度。
　2．界面简洁明了。功能键的设置与编辑日常工作紧密结合，书稿运行到哪一个环节，要做哪一步工作了，系统都能实时显示。通过功能键可以直接进入到该工作流程。比如，书稿进行到终审阶段，需要进行终审，总编室在网上指定终审人；终审人接到书稿后，在系统中点击终审键，就可以进入终审状态，并将对稿件的终审意见写入相应栏目后提交即可。由于每个功能键都与日常工作相吻合，编辑不需要专门培训，就能很快在计算机上完成书稿流程的操作步骤。总编室人员也能根据日常管理工作的需要，进行实时监控和管理。
　3．实施了权限管理。我们在系统设计时，加入了权限管理。编辑可以在系统中看到自己所任责编的图书运行情况；各编辑部主任可以在系统中看到本部门所有图书的运行情况；社长、总编辑及有关生产调度部门可以在任何时间查看全社所有书稿的运行情况。
　4．增加了信息数据导入导出功能，避免了反复输入书稿信息等手工劳动，为编辑和管理工作带来很大的便利，提高了效率。
　5．完善了查询检索功能。在系统中设置的查询是全方位的，有选题编号查询、作者姓名查询、书名查询、责编姓名查询等多种。只要输入任意一种书稿信息，通过查询功能就能查到该书稿，及时了解书稿的运行状态和进展情况。
　由于改造的数字化管理系统便捷、实用，为监控和管理书稿流程和掌握生产进度提供了依据，为编辑的日常工作提供了方便，既提高了书稿流程的管理效率，也提高了编辑在日常工作中运用数字技术的意识。
　在书稿数字化管理流程改造和实施的过程中，总编室的管理职能不是削弱而是加强了，管理的力度不是减小而是加大了，总编室成为了书稿管理的中转站、书稿流程的控制枢纽、图书生产过程中关键的节点、编辑工作管理的中心。在数字化管理模式中，总编室的定位就在管理和服务上，保证书稿流程的畅通，对图书生产进行实时监控，及时为社领导提供图书生产的信息，为全社编辑提供优质服务，为全面实施数字出版奠定基础。

来源：《科技与出版》2007.11

本版责编：江蕾

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