浅谈出版社内部控制的健全与完善 - 经营管理

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浅谈出版社内部控制的健全与完善

陈逢准

2003-07-14 14:32:49 来源：

　1993年我国对财务会计制度进行了重大改革，引进了“资本”的概念，将“资金平衡表”改为“资产负债表”，强调了投资人和债权人的地位，使得经营者重视企业资产的保值增值，追求经济效益，从而重视内部控制的建设。为了适应我国加入WTO的需要，与国际会计惯例接轨。近几年来，财政部陆续出台了16项具体会计准则，印发新的《企业会计制度》，财政部发布了《内部会计控制规范———基本规范(试行)》和《内部会计控制规范——货币资金(试行)》，《内部会计控制规范——采购与付款(试行)》和《内部会计控制规范一一销售与收款(试行)》，为出版社建立内部控制提供了直接依据。所有这些，保证了出版活动的有效开展，保护了出版社的资产安全和完整，提高了会计信息质量。但是，出版社的有些内部控制还需要进一步健全和完善。

　当前出版社内部控制存在的主要缺陷
　据调查了解，目前，有的出版社在内部控制方面还存在着如下一些问题：
　（一）销售与收款循环内部控制方面
　1．没有建立顾客对账单制度(包括专人负责、定期寄出、定期寄回处理)；
　2．没有建立信用审批制度(包括指定部门、赊销管理、销售单审批、坏账处理)；
　3．没有定期列明账龄分析表；
　4．坏账处理没有合理的分工(审批表、审批程序、复核程序)；
　5．汇款通知单制度没有(将要到期的收款通知对方、实行收发分离)；
　6．没有使用贷项通知单(销售退回)；
　7．销售条件的审批没有制度。
　（二）采购与付款循环内部控制方面
　1．请购环节：没有制定存货清单和采购计划，没有明确哪些存货由集中部门提出和哪些存货由使用部门提出，没有设计统一格式的请购单等。
　2．请购与采购没有分离。
　3．验收的职责没有独立于请购、采购和记账的职责。
　4．没有编制连续编号的应付凭单，区分已付凭单和未付凭单。
　5．没有每月定期把应付账款明细账与供应商对账的控制制度，可能会造成漏记、误记应付项目的情况。
　（三）生产循环内部控制方面
　1．存货的内控不够严密；
　2．没有制订消耗定额；
　3．没有建立目标成本管理制度，定期监督检查图书单位成本及其变化情况；
　4．没有制订详细的成本核算办法；
　5．没有对交付发运的图书或存在外地的图书进行适当的监控；
　6．没有定期或不定期(每年至少一次)对存货进行实地盘点，并与存货明细账核对；
　7．存货的盘盈、盘亏没有及时报批处理；
　8．没有对大宗存货定期检查其适销情况，对已无销路或陈旧、变质的商品及时采取措施；
　9．发放工资的人员没有与编制工资表的人员职责分离。
　（四）筹资与投资循环内部控制方面
　1．大部分出版社没有制定筹资与投资内部控制制度，特别是证券投资和银行借款方面；
　2．没有建立担保内控制度；
　3．没有建立内部审计机构定期检查投资资产的制度；
　4．没有建立投资业务管理报告制度；
　5．没有建立预算控制、风险控制、电子信息技术控制制度。
　（五）存量资产内部控制方面
　1．没有建立由主管会计定期核对银行存款日记账与银行对账单制度没有定期或不定期通过监督盘点库存现金，保证账实相符；没有由出纳人员以外人员编制银行存款调节表和对现金进行稽核，防止连贯性差错；
　2．收付款凭证收、付款后没有加盖“收讫”或“付讫”章表明已收付；
　3．没有建立票据的购买、保管、领用、背书转让、注销登记制度；
　4．出纳工作没有定期轮换；
　5．没有建立大额资金的划转严格审批并及时记录，应当实行集体决策和审批并建立责任追究制度，防止贪污、侵占、挪用等；
　6．没有对货币资金业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对货币资金业务的授权审批方式、权限、程序、责任和相关控制措施；
　7．没有建立严格的固定资产和在建工程内部控制制度。
　（六）人力资源控制尚有缺陷

　出版社内部控制不完善的原因分析
　1．受制于社会效益为第一原则。
　有的出版社一味强调社会效益，只要不出版有政治问题的图书就可以了，这就造成了有的出版社不太重视经济效益，从而导致不重视内部控制建立。
　2．受制于成本与效益原则。
　因为每个出版社规模较小，人员岗位有限，不可能设置很完善的内部控制制度。
　3．竞争环境原因。
　由于出版业尚未放开，还是垄断行业，与完全放开的行业相比，竞争环境相对宽松，这就导致对管理的要求较低，从而对内部控制就不会太多关注。
　4．思想上的原因。
　有的出版社不太重视经营风险和控制经营风险的方法；有的出版社不太重视预算、利润和其他财务及经营目标。这些都会影响内部控制的制定。
　5．内部审计作用发挥得不够。
　内部审计是单位自我独立评价的一种活动，内部审计可通过协助管理当局监督其他控制政策和程序的有效性，来促成好的控制环境的建立。此外，内部审计还能为改进内部控制提供建设性意见。从实际情况来看，内部审计在内部控制审计方面没有发挥应有的作用。

　当前出版社需重点健全与完善的内部控制
　一般而言，一个企业的内部控制通常是通过在该循环中主要业务活动环节执行一定的程序来实现的。因此，出版社首先要找出主要业务活动环节，围绕以下程序来健全与完善：
　(1)授权控制；
　(2)职责划分(分工)；
　(3)凭证和记录控制(编号、依据、单据、账簿)；
　(4)资产接触与记录使用；
　(5)独立稽核。
　（一）选题计划控制
　出版社的图书出版选题计划应当包括以下内容：
　1．明确编制部门的职责权限；
　2．编制要求和时间；
　3．计划的论证；
　4．计划的审批；
　5．计划调整等。
　（二）印刷纸张采购控制
　主要包括以下内容：
　1．岗位分工与授权批准；
　2．请购与审批控制；
　3．采购与验收控制；
　4．付款控制；
　5．监督检查。
　（三）赊销控制
　主要包括以下内容：
　1．赊销经过专门部门批准；
　2．对客户资信进行调查；
　3．对同种条件的客户其依据的信用标准、信用政策应该一致；
　4．批准赊销人员与销售业务分离；
　5．应有专人管理应收账款(账龄分析表)；
　6．定期与客户函证应收账款的数额；对不同账龄的应收账款应有相关处理制度；
　7．坏账处理要经过审批；
　8．应建立对坏账的独立稽查制度；
　9．坏账处理、审批以及管理应收账款应由不同的人员来进行；
　10．对于注销了的坏账在以后收回时应及时进行账务处理；
　11．坏账审批表应连续编号；
　12．坏账审批表应由专人进行保管。
　（四）自费出版控制
　包括：
　1．自费出版的条件；
　2．自费出版的审批；
　3．自费出版的收费标准等。
　（五）样书控制
　1．样书的发放范围；
　2．样书的管理部门及其职责；
　3．样书的发放的审批；
　4．样书管理情况的监督与检查。
　（六）对外捐赠控制
　1．出版社对外捐赠应当遵循《中华人民共和国公益事业捐赠法》以及国家其他有关法律、法规的规定，通过依法成立的公益性社会团体和公益性非营利的事业单位或者县级以上人民政府及其组成部门进行。特殊情况下，可以通过合法的新闻媒体等进行。
　2．出版社的领导或者其他职工不得将出版社拥有的财产以个人名义对外捐赠，出版社有权要求受赠人落实自己正当的捐赠意愿。
　3．出版社已经发生亏损或者由于对外捐赠导致亏损或者影响出版社正常生产经营的，除特殊情况外，一般不能对外捐赠。
　4．出版社生产经营需用的主要固定资产、持有的股权和债权、已设置担保物权的财产、或者变质、残损的商品物资，不得用于对外捐赠。
　5．出版社对外捐赠的受益人应当为外部单位、社会弱势群体或者个人。对出版社内部职工、与出版社在经营或者财务方面具有控制与被控制关系的单位，出版社不得给予捐赠。
　6．出版社对外捐赠，应当由经办部门和人员提出捐赠报告。
　7．出版社财务部门应当对捐赠方案进行审核，并就捐赠支出对出版社财务状况和经营成果的影响进行分析，提出审核意见后，提交社长办公会议审议决定。对于重大的对外捐赠事项，出版社应当提交职工代表审议，上报国有资本持有单位备案后实施。
　8．出版社对外捐赠应当索取对方的捐赠收据或资产交接确认清单，与出版社领导审批的捐赠报告一起，作为账务处理依据。并在财务会计报告中如实披露对外捐赠。
　9．出版社内部审计(监察)机构或者财务部门对捐赠行为应当进行检查，监督经办部门及有关人员严格按照内部议事规范执行，制止随意对外捐赠行为。
　（七）资产减值准备控制（已执行新制度的出版社）
　1．明确各经办部门或人员的职责及权限。提交的资产减值准备书面报告应详细说明计提依据、方法、比例和数额，对出版社的财务状况和经营成果的影响等。报有关部门审批或备案。
　2．已提取减值准备的资产确需核销时，出版社应向上级有关部门提交拟核销资产减值准备的书面报告。
　3．内部审计部门应对资产减值准备控制制度执行情况进行审计。
　4．出版社应在财务会计报告中披露各项资产减值准备的计提方法、比例和提取金额。
　（八）预算控制
　出版社的预算管理是利用预算对出版社内部各部门、各单位的各种财务及非财务资源进行分配、考核、控制，以便有效地组织和协调出版社的生产经营活动，完成既定的经营目标。主要包括以下内容：
　1．预算编制内容和要求；
　2．预算管理的组织机构；
　3．预算的形式及其编制依据；
　4．预算的编制程序和办法；
　5．预算执行与控制；
　6．预算的调整；
　7．预算的分析与考核。
　（九）筹资与投资控制
　出版社应当按照以下业务流程制定内部控制制度：
　1．选择并决定投资项目。进行可行性研究，战略性投资由出版社最高管理层提出，战术性投资由投资管理部门或开发部门提出，经有关部门专家论证后，交管理当局审批。
　2．确定资金需要量。根据做出的投资决策，经研究后提出资金需要量，交财会部门统筹安排，制订筹资计划。
　3．选择筹资方式。财会部门根据掌握的信息，研究筹资渠道、筹资可能性、资金成本和财务风险，确定最佳筹资方式。
　4．签订筹资协议。
　5．取得资金。
　6．还本付息。
　7．签订投资协议并执行。
　8．投资项目管理。
　9．收回投资本息。
　有关筹资与投资控制程序主要有：
　1．授权批准控制。
　2．组织规划控制。包括不相容职务相互分离，合理设置会计及相关工作岗位，明确职责权限，形成相互制衡机制；组织机构的设置和职责分工应体现相互控制的要求。
　3．会计系统控制。
　4．预算控制。包括编制、审定、执行、监控、分析与考核等环节管理。
　5．实物控制。主要包括限制接近控制和定期清查控制。
　6．风险控制。包括财务风险控制和投资风险控制。
　7．内部报告控制。
　8．电子信息技术控制(会计电算系统)。
　9．内部会计控制的检查及审核制度。
　（十）内部审计控制
　各出版社应设置内部审计岗位或内部稽核岗位，并明确其职责权限。对内部控制制度执行情况进行监督检查，并向出版社领导报告工作情况。另外，也要对单位的财务收支和经营活动进行审计。
　（十一）人力资源控制
　包括员工招聘、员工继续教育、员工考核与奖惩等制度。

　应当关注的几个问题
　（一）内部控制与内部会计控制关系问题
　内部控制是指单位为了保证业务的有效进行，保护资产的安全和完整，防止、发现、纠正错误与舞弊，保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序。包括控制环境、会计系统和控制程序。内部会计控制是指单位为了提高会计信息质量，保护资产的安全和完整，确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。由此可见，内部控制包含内部会计控制，而内部会计控制是内部控制的重要组成部分。
　（二）内部控制的制定主题问题
　有的出版社领导认为，制定内部控制是财会部门的事。这种观念是错误的，因为内部控制牵涉到单位内部的各个部门。按照国家有关规定，建立健全企业内部控制并保持其有效性，是企业管理当局的责任。
　（三）内部会计控制与会计核算关系问题
　内部会计控制是会计核算的前提和保证，建立内部会计控制的目的是确保会计核算真实、合法和完整。
　（四）产生内部控制与工业企业北部控制
　由于出版活动和工业生产活动具有不同的特点，所以内部控制的建立也不相同。因为出版社相对工业企业来说，规模较小，生产过程也较简单。因此，出版社不必也不可能建立非常健全和完善的内部控制。
　（五）加强内部控制的检查“控制自我评估”
　由内部审计机构或指定专门人员实行内部控制的检查和审核；对内部控制的执行情况进行检查和评价，写出检查报告，对涉及会计工作的各项经济业务、内部机构和岗位在内部控制上存在的缺陷提出改进建议；对执行内部会计控制成效显著的内部机构和人员提出表彰建议，对违反内部控制的内部机构和人员提出处理意见。

摘自：《出版经济》2003/06

本版责编：江蕾

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