企业内部报告制度设计、执行及维护浅谈 - 经营管理

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企业内部报告制度设计、执行及维护浅谈

黄宁　王祥森

2003-07-14 14:43:03 来源：

　出版企业内部报告控制是一种常用的内部会计控制方法，其标志性成果就是建立起全面反映经济活动情况、及时有效提供各类业务信息，以加强内部管理的内部报告制度，但在许多单位，这种方法的应用却显得较为松散，随意，表现在内部报告制度上缺乏系统性，难以满足企业管理的高要求，所以，探讨内部报告制度的设计等相关问题，是很有必要的。

　内部报告制度的定位
　所谓内部报告制度的定位，就是对内部报告制度的制订目的、作用、基本内容及在整个企业会计活动中所处的地位等问题进行概括性的描述。
　1.内部报告制度制订的目的
　内部报告制度是相对于对外报告制度而言的，它是为企业的管理层及时提供有效，相关、真实的会计信息而制定，其最终目的是为了促使企业能根据内部报告提供的信息，进行正确的决策，从而提高经济效益。
　2．内部报告制度基本内容
　即内部报告制度的基本框架，它一般包括内部报告的形式、格式、频数及时限、内容，使用对象等。
　3．内部报告制度的作用
　主要包括两个方面，一是有助于有效决策的制定，即管理层可根据内部传递的信息，通过科学的分析判断方法得出正确有效的管理决策，第二个方面就是对管理政策的监督，检查并反映现行管理政策在执行过程中的问题并及时反馈。
　4．内部报告制度再整个会计活动中的地位
　会计报告是会计活动的一部分，也是对会计活动的总结。内部会计报告与对外会计报告是会计报告两种不同的形式、内部报告制度是实施企业内部会计控制的一种方法、应用于各类内部会计控制中，与其它的内部控制方法是一种互为补充的关系。

　内部报告制度的设计
　内部报告制度的设计一般可由从事管理会计的人员完成，包括财务负责人、会计人员、物资管理负责人等，内部报告制度设计的质量好坏，直接影响到信息的传递，所以对制度的基本内容要进行认真的考虑，借鉴管理会计的国际做法，结合我国企业的特点，设计内部报告制度时可着重考虑以下几点：
　1.报告的形式
　内部报告的形式有多种，如书面报告、口头介绍、音像制品、电视电话会议，计算机多媒体显示和集上述形式为一体的信息中心。
　书面报告因成本低，能提供正式的数字、文本和图表，易于复制、携带、传发等特点，成为最常见的内部报告形式，但它只能单向传递信息，在报告制作者和使用者之间缺乏必要的交流。
　口头介绍通常是书面报告的补充形式，并常用于一些紧急状况下；
　电视、电话会议由于需要贵重的设备和价格不菲的使用费，所以只在一些大型企业中使用；
　音像制品因只能单向传递信息，它一般只用于提供一般信息，如培训、指导等。
　计算机多媒体及信息中心，由于具有强大的数据处理功能，使和快捷的服务方式，使得这种形式的运用将更为普及。
　企业选用何种方式进行内部报告，应根据企业的特点和经济状况，本着及时有效节约的原则来进行。
　2．报告的格式
　报告的格式设计，也就是信息将被用什么方式呈现在管理者面前的问题，一般的格式包括：文本格式、图表格式、数字和综合格式。
　文本格式，就是以文字叙述的方式来传递信息，常用于说明一些不能量化信息的特点及相互间关系。
　图表格式，就是以图表的方式，通过书面、多媒体显示等方式传递信息，它具有强烈的视觉效果，但制作难度大，且每张图表反映的信息较少。
　数字格式，就是以数字的形式来描述一些量化的信息，它反映的信息较多，生成简便，且易被接受。综合格式，即以上几种格式的综合运用。
　有些格式设计时，还要考虑字体、颜色等内容，以突出重要信息。但对格式的设计时，主要还是要考虑传递信息的特点，及信息使用者的偏好及理解能力，以及成本费用等因素。
　3．报告的时间及时限
　内部报告一般有定期报告和非定期及报告两种。
　定期报告的频数设计应与所需反映的信息有关，有些信息需要一两月报告一次(如获利情况)，有些信息需每日报告一次(如商店的销售)。
　非定期报告一般是用在临时项目的信息传递上，对此类报告的频数，制度设计者应说明制度制定者对非定期报告的时间要求具有决定权力。
　内部报告的提交要有时限上的要求，如日报告应在当天结束或第二天一早收到等，时限设计要根据报告制作程序、复杂程度而设计。
　4．报告的内容
　内部报告的内容就是所需传递的各类信息，设计时，可考虑先对信息分类。一般的所需信息可按下面两类报告。
　(1)完成计划情况的报告。包括综合类和单项经济指标报告。综合类报告的内容有：获利能力、收入、费用、应收账款、存货、现金流量等；单项经济指标报告的内容较多，如银行存款、产量、日销量等。
　(2)调查分析报告。一般是指专业人员根据管理层的要求，对管理政策执行过程中出现的异常，如存货水平增加、应收账款增多等进行调查、分析，给出的描述异常情况及原因等内容的报告。
　设计报告内容的难度在于如何建立重要指标，也就是说如何把握报告内容的相关性和有效性，设计者要充分了解企业的经营目标、策略及组织机构，掌握各种指标的内涵，重视指标的生成过程，考虑各种财务性和非财务性因素，并要注重企业经营情况变动下，指标的修复和重建的可能。
　5.内容报告的使用对象
　内部报告的使用对象，也就是内部报告将递交的部门及相关人员。设计者要考虑各部门的职能，了解他们所需要的信息尤其要注意一些机密信息的传递限制，建立报告传递分布系统，保证每一位管理者都知道他们在何时能收到什么内容的报告。

　内部报告制度的执行
　内部报告制度的执行，主要内容包括对内部报告制度的控制、内部报告质量的评价及反馈。
　1.对内部报告制作的控制
　关键在于：
　(1)对数据生成的控制，即对各类数据真实、相关及时性的控制，主要依靠各类内部会计控制制度来保证数据质量；
　(2)报告人的控制，包括规定谁是报告人，以何种方式报告，报告人的能力、偏好，对报告内容，供量影响及报告人的责任等内容。
　2．内部报告供量的评价主要内容包括：
　(1)报告在形式、格式与内部报告制度要求的比较；
　(2)报告内容的及时性、有效性的评定；
　(3)报告内容真实性、准确性的评价；
　(4)报告制作的技术质量评价。
　3．反馈
　是执行过程中来自各方面不同的意见，包括：
　(1)管理者向报告人的反馈意见；
　(2)其他非报告使用者的反馈意见；
　(3)专门稽查人员的反馈意见，如内部审计人员的意见。

　内部报告制度的维护
　内部报告制度一旦付诸实施，就应不断地进行检查并在必要时予以修证，以确保它们能恰当地反映内部需要，一般的，企业在发生下面几种情况时，必须修正内部报告制度：
　1．企业经营策略发生变化；
　2．企业管理政策发生变化；
　3．企业内部机构发生变化；
　4．反馈意见表明内部报告制度中存在有较大缺陷。

　需要注意的几个问题
　在设计、执行维护内部报告制度的时候，要注意以下几个易混淆的概念。
　1．内部报告制度是企业进行内部控制的一种办法，可用于内部会计控制上，也可以用于内部管理控制上。
　2．内部报告制度的设计，并非一定要以一个单行文本的方式出现，它可以并存在其他的管理文件中，如在销售与收款内部控制制度中就可以单列一条规定销售人员报出销售日报表。
　3．内部报告制度的设计者可以是财务人员，也可以是非财务人员。
　4．内部报告往往面向企业内部的所有人员，而并非仅向一些高层管理人员，如向全体员工汇报企业年度财务情况报告等。

摘自：《出版经济》2003/06

本版责编：江蕾

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